por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Un servicio de atención telefónica de calidad.
¿Su trabajo le requiere pasar mucho tiempo fuera de la oficina, en reuniones, visitas… haciéndole perder muchas llamadas? No pierda más oportunidades, ni contactos.
Con nuestro servicio, sus llamadas siempre estarán atendidas y siempre lo serán bajo sus instrucciones y criterios. Nuestro servicio, es tan sencillo y transparente como todos aquellos trabajos profesionales que se desarrollan bajo un esmerado protocolo de control de calidad.
1.- DESVÍO DE SUS LLAMADAS o ASIGNACIÓN DE NÚMERO
El trabajo con TRAMITEL es muy sencillo. En una primera fase desviaremos su número de teléfono a nuestra plataforma de atención telefónica para atender sus llamadas mientras usted está en una reunión, una visita, en sus horas de descanso…
Cuando sus contactos marquen su número, su secretaria lo atenderá respondiendo con el nombre de su empresa y saludará al interlocutor siguiendo el protocolo de atención que usted establezca.
Si no necesita desviar su teléfono podemos asignarle un número de teléfono que atenderemos por usted, en nombre de su empresa.
2.- ATENCIÓN DE SUS LLAMADAS
A partir de que usted empiece a trabajar con nosotros y una vez tenga su número asignado, su secretaria podrá realizar las siguientes funciones al atender una llamada:
- Transferirla a su número personal con interconsulta
- Tomar nota del recado que desee dejar la persona que llama
- Anotar su número para devolver la llamada más tarde
- Ofrecer información comercial de su empresa
- Recoger y anotar cualquier incidencia o cuestión relacionada con una postventa o atención al cliente
- Seguir otro protocolo de atención específico que usted haya requerido
3.- REPORTARLE TODA LA INFORMACIÓN REGISTRADA
Cuando usted lo desee, puede contactar con su secretaria para ponerse al corriente de todo lo acontecido. Igualmente, será informado por el método que usted elija (mail, sms, whatsapp…) de todas las comunicaciones registradas durante la jornada.
Con TRAMITEL su oficina nunca estará desconectada y su negocio siempre estará atendido.
Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente
¿Cuándo utilizar nuestro servicio?
Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
Le ofrecemos:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
La amabilidad, profesionalidad y saber hacer del secretariado virtual.
Estos días viaja por twitter una foto que bien podría ser una lección estupenda de inteligencia emocional ante los clientes. Como sugiere la imagen, la amabilidad y las buenas formas se recompensan y lo que es más importante, generan más amabilidad.
Igual que una discusión se va encendiendo conforme los interlocutores van siendo menos flexibles el uno con el otro también es muy fácil comprobar que ante una persona enfadada, podemos lograr que se tranquilice con algo de paciencia, amabilidad y saber hacer.
¿Cuál es el secreto para reconducir una conversación difícil con un cliente a nuestro campo?
Aquí van algunos consejos prácticos para aquellas personas que trabajen de cara al público o tras una línea telefónica:
Con un poco de paciencia, puede conseguir que su forma de comunicarse vaya calando poco a poco en el mal humor de su interlocutor y se comporte cada vez de forma más amable.
En ocasiones es difícil ver que así será y nos darán ganas de tirar la toalla pero por norma general, la amabilidad es contagiosa.
En la era de la informática en la que podemos medir y almacenar datos de clientes de todo tipo, nuestros sentidos más básicos cobran una importancia tremenda a la hora de detectar el estado de ánimo del cliente.
No sólo el tono de voz o el volumen nos darán todas las claves sino que será una mezcla de elementos y de como se combinan entre sí.
Si ponemos atención y escuchamos con un poco de detalle, el mismo cliente nos dará las claves para atenderle correctamente.
Tal vez en el pasado la gente se acababa conformando con un “sí claro, le entiendo perfectamente” pero hoy en día los clientes están hartos de palabras vacías.
Escuchemos de verdad lo que dice la otra persona, con atención, activamente y tratando de comprender sus problemas. Sólo si de verdad le entendemos perfectamente, podremos solucionar su problema y la conversación podrá seguir los cauces habituales sin malestar ni crispación.
Nunca sobra. Ponerse en el lugar de la otra persona es crucial para que baje las revoluciones y pase de un estado de ánimo alterado y poco conciliador a una posición más pacífica y más predispuesta a la comunicación.
Intentemos hacer nuestro el problema en la medida de lo posible y que el cliente se de cuenta.
Es irritante para el cliente tratar tu problema con muchas personas por lo tanto, en la manera de lo posible, tratemos de solucionar su consulta nosotros mismos y si no es posible, nos aseguraremos que dejamos claro que sabemos quién puede ayudarle, explicándole el cargo que ocupa y facilitándole el nombre y los apellidos de quien le va a atender.
Estos son algunos apuntes útiles de cómo mantener una conversación correcta, amable y productiva aunque haya comenzado con mal pie.
SECRETARIADO VIRTUAL, la manera más efectiva y satisfactoria de atender a sus clientes
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Últimamente están surgiendo servicios de atención telefónica que no son lo que parecen.
Escribimos estas líneas con conocimiento de causa puesto que recientemente hemos recibido nuevos clientes procedentes de una mala experiencia al contratar un servicio que prometía mucho y alardeaba de ser sumamente económico pero que, en la práctica, dejaba mucho que desear.
La externalización de servicios tiene un gran beneficio que es el ahorro de costes pero, de ninguna manera, este factor debe influir en la calidad del servicio y esto es lo que está pasando actualmente.
Un servicio de calidad tiene un precio e intentar convencer al cliente de que se mantiene esa calidad tirando los precios por los suelos es, cuanto menos, no hablar claro.
Nuestro servicio de Atención Telefónica
Le facilitamos la información necesaria antes de iniciar nuestra relación comercial. Con este objetivo hemos elaborado una lista de indicadores que pueden ser útiles a la hora de descubrir servicios que difícilmente cumplirán lo que prometen:
Grandes elementos visuales anunciando algo gratis
Tenga en cuenta que si alguien está dispuesto a regalar algo es siempre con alguna contrapartida. Es muy habitual encontrarse sorpresas en la factura o incluso permanencias que obligan a quedarse con el proveedor un tiempo determinado.
Posibilidad de contratar el servicio en unos pocos clicks
Tenemos una gran trayectoria en el mercado y sabemos que estos servicios requieren un estudio pormenorizado de la estructura y de las necesidades de cada empresa.
Servicios pre-pago
La calidad en la atención telefónica de su empresa no puede ir ligada a la cantidad de saldo que queda en una cuenta. Muchas empresas usan este tipo de argumentos para obligar a sus clientes a ir recargando continuamente en vez de evaluar el consumo real de cada negocio.
Argumentos en contra de los trabajadores internos
Muchas veces un servicio externo es más económico que ofrecerlo desde su propia empresa pero, en ningún caso, es una buena práctica utilizar argumentos de venta que menosprecien el valor de sus empleados ni de sus situaciones personales (vacaciones, bajas, maternidad…).
Origen geográfico del servicio
Aunque las operadoras sean de nuestro país muchas veces es un servicio ofrecido a muchos kilómetros de distancia. Esto perjudica la calidad técnica y de comprensión que siempre comporta la diferencia cultural en los hábitos de gestión. Es muy habitual operar desde sitios remotos y vender el servicio como nacional.
En conclusión, las empresas que nos dedicamos profesionalmente a ofrecer estos servicios estamos habituados a escuchar este tipo de quejas y podemos comprobar que, por desgracia, no todos los clientes se dan cuenta a tiempo.
Invertir unas horas en estudiar a cada proveedor antes de tomar una decisión, evitando dejarnos llevar por lo más económico a la primera de cambio, es vital para poder contratar un servicio de atención telefónica externo de calidad y que resulte beneficioso para nuestra empresa.
¿Ha tenido alguna mala experiencia?
Nuestro servicio de Atención Telefónica le ofrece la manera más efectiva y satisfactoria de atender a sus clientes
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Al contrario de lo que muchos piensan, controlar las llamadas entrantes no es sólo cosa de multinacionales.
- ¿Cuánto tiempo se gasta al mes en llamadas de menos de un minuto?
- ¿Qué cantidad de dinero se pierde con cada interrupción?
- ¿Todas las llamadas que atendemos son vitales?
- ¿Siguen algún patrón?
- ¿Se podría atender sólo a las llamadas importantes?
Preguntas como estas solían tener como respuesta un “no lo sé” o un “es inevitable” pero le aseguramos que llevamos mucho tiempo evitando que esa pérdida de tiempo y dinero salga de empresas de pequeño tamaño, incluso de empresas unipersonales.
¿Cómo? Muy sencillo, derivando su tráfico de llamadas a una plataforma de atención especializada.
Contratando nuestro servicio de ATENCIÓN TELEFÓNICA podrá personalizar la manera en que las llamadas llegan a su móvil mientras trabaja y conseguir que el teléfono sólo suene cuando sea estrictamente necesario que usted lo atienda.
Antes de realizar el filtro es indispensable conocer el tráfico de llamadas y qué información útil nos puede brindar; para ello estudiamos cada caso y confeccionamos junto al cliente un protocolo de atención personalizado. Una vez puesto en marcha el sistema se dispone de un registro donde podrá el porcentaje de llamadas improductivas que le cuestan tiempo y dinero.
Algunos ejemplos:
- Preguntar por un número de teléfono.
- Consultar el estado de un pedido.
- Comprobar que se ha recibido un fax o email.
- Llamadas para solicitar la visita de un comercial.
- Pedir que se llame a alguien para un presupuesto.
- Hablar con el responsable de proveedores o compras.
«En cualquier negocio, el tiempo es oro. Trabaje sin interrupciones»
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
El servicio de atención telefónica se encuentra dirigido a satisfacer las necesidades de recepción y emisión de información.
Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.
Estamos especializados en gestión telefónica. Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.
- Efectuar y recibir llamadas telefónicas.
- Gestionar las conexiones y comunicaciones telefónicas entre los interlocutores internos y externos de la empresa.
- Efectuar labores de acogida y asistencia a los visitantes de la empresa.
- Atender al público en general y suministrar la información requerida.
- Conectar llamadas con las diferentes extensiones de la dependencia.
- Realizar las tareas de telemarketing diseñadas y establecidas.
- Atender y emitir contactos comerciales con los clientes, siguiendo métodos de trabajo y actuaciones protocolizadas.
- Recepcionar llamadas para la compra de productos o servicios previamente ofertados de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.
Plataforma de Atención Telefónica adaptada a las necesidades de cada cliente
