Secretaria jurídica externa o en plantilla: costes reales para un despacho

Tarde o temprano, todo despacho que crece se plantea la misma pregunta: ¿contrato a una persona para el teléfono y la administración, o externalizo el secretariado? La respuesta no es la misma para todos, pero sí lo es el método: poner sobre la mesa el coste real de cada opción, no solo el salario, y compararlo con lo que el despacho necesita de verdad. Repasamos qué cuesta una secretaria jurídica en plantilla, qué cuesta un servicio externo y cuándo conviene cada opción.

El coste real de una persona en plantilla

El error más habitual es comparar el salario bruto con la cuota mensual de un servicio externo. El salario es solo la parte visible. Una persona a jornada completa supone costes que conviene sumar uno por uno.

Salario y Seguridad Social

Al salario bruto que figura en la nómina hay que añadir la cotización a cargo de la empresa, que en España representa aproximadamente un tercio adicional sobre el bruto. No damos cifras exactas porque dependen del convenio, la categoría, la antigüedad y la provincia, pero el orden de magnitud es claro: el coste empresa de una administrativa a jornada completa se sitúa en varias veces el precio de un servicio externo de atención telefónica.

Vacaciones, bajas y ausencias

Una persona en plantilla trabaja, descontando vacaciones, festivos y permisos, unas 47 semanas al año. Durante las restantes, el despacho sigue pagando y el teléfono sigue sonando. Lo mismo ocurre con las bajas, que no se pueden prever. Si la única persona que atiende el teléfono está de vacaciones en agosto, el abogado contesta cuando puede, y cuando no puede, la llamada se pierde.

Formación y tiempo de adaptación

Una secretaria jurídica necesita conocer la terminología, los procedimientos, los procuradores habituales, los programas de gestión. Esa formación la paga el despacho en tiempo del abogado. Y si la persona se marcha a los dos años, el proceso vuelve a empezar: selección, periodo de prueba y nueva formación.

Espacio, equipo y gestión

Un puesto de trabajo supone mesa, ordenador, licencias, teléfono y metros cuadrados que en muchos despachos ya van justos. Y supone gestión: nóminas, contratos, prevención de riesgos. Todo ello tiene un coste, en dinero o en tiempo del titular.

Rigidez

Si el volumen de trabajo baja, la plantilla no se ajusta sola. Reducir jornada o extinguir un contrato tiene costes y plazos. Un servicio sin permanencia se reduce o se cancela cuando el despacho lo decide.

Qué se obtiene a cambio

Sería injusto presentar solo los costes. Una persona en plantilla ofrece presencia física en el despacho, atención a quien entra por la puerta, manejo de documentación original, archivo físico, gestiones presenciales en juzgados o registros, y una relación de confianza que se construye con los años. Para un despacho con varios abogados y un flujo diario de visitas y papel, estas funciones justifican el puesto por sí solas.

La cuestión es que muchos despachos pequeños y medianos contratan una jornada completa para cubrir, en realidad, tres o cuatro horas efectivas de trabajo administrativo al día. El resto se paga para que haya alguien que descuelgue el teléfono.

El coste del secretariado jurídico externo

Un servicio externo separa las dos funciones que la plantilla mezcla: la atención telefónica continua y el trabajo administrativo puntual. Y las cobra por separado.

Atención telefónica con cuota mensual

Los planes de LEGAL-OFFICE cubren la atención de llamadas con operadores humanos formados en terminología jurídica, de lunes a viernes de 09:00 a 20:00, con atención automatizada fuera de ese horario:

• Profesional: 89 €/mes, 50 llamadas incluidas.
• Premium: 119 €/mes, 80 llamadas, atención en español y catalán.
• Business: 169 €/mes, 80 llamadas, español, catalán e inglés, con agente de inteligencia artificial conversacional.

La llamada adicional cuesta 1,10 €, hay una cuota de alta única de 120 € y no existe permanencia. Los precios no incluyen IVA. Con esto, el despacho tiene cubiertas once horas diarias de atención, sin vacaciones, sin bajas y sin formación a su cargo, por una fracción de lo que cuesta un puesto de trabajo.

Secretariado por horas

Para el trabajo administrativo que no es atender el teléfono (gestión de agenda y señalamientos, correspondencia, transcripción, control de plazos, preparación de minutas, seguimiento de cobros), LEGAL-OFFICE ofrece secretariado y personal administrativo a 25 €/hora. El despacho contrata las horas que necesita, cuando las necesita. Si un mes hay mucho trabajo, se amplían; si hay poco, se reducen.

Un despacho que necesite, por ejemplo, dos horas diarias de apoyo administrativo más la atención telefónica completa, puede calcular su coste en unos minutos con la calculadora de precios.

Cuándo conviene cada opción

Conviene una persona en plantilla cuando

• El despacho recibe visitas presenciales a diario y necesita a alguien en recepción.
• Hay un volumen de documentación física, archivo y gestiones presenciales que ocupa buena parte de la jornada.
• Son varios abogados y el trabajo administrativo real llena, al menos, una jornada completa.
• El despacho puede asumir las ausencias con otro miembro del equipo.

Conviene el servicio externo cuando

• El despacho es unipersonal o de pocos abogados y la carga administrativa no llena una jornada.
• Lo que más preocupa es no perder llamadas, especialmente en vistas, reuniones, mediodía y vacaciones.
• El volumen de trabajo varía mucho a lo largo del año y se prefiere un coste flexible.
• El despacho trabaja en buena parte de forma telemática y no necesita presencia física constante.
• Se quiere empezar con rapidez: el servicio está activo en 24 horas.

La opción mixta

Muchos despachos medianos combinan ambas: mantienen a una persona en plantilla para lo presencial y el archivo, y contratan la atención telefónica externa como desbordamiento. Así, la secretaria deja de estar atada al teléfono y el despacho sigue cubierto en sus ausencias. Para los despachos sin oficina física, la oficina virtual completa el servicio.

Cómo hacer la comparación en su despacho

1. Calcule el coste empresa anual de un puesto: bruto más cotización, más una estimación de sustituciones, formación y equipo.
2. Cuente las horas de trabajo administrativo real que necesita a la semana, sin incluir el tiempo de espera junto al teléfono.
3. Calcule el coste anual del servicio externo: cuota mensual por doce, llamadas adicionales previsibles, horas de secretariado necesarias y cuota de alta.
4. Añada a la balanza lo que hoy no está midiendo: las llamadas que se pierden y los clientes que no llegan.

Con esos cuatro números la decisión suele ser bastante evidente, en un sentido o en otro.

Preguntas frecuentes

¿El servicio externo sustituye por completo a una secretaria? Sustituye la atención telefónica y el trabajo administrativo que puede hacerse a distancia. No sustituye la presencia física en el despacho ni las gestiones presenciales.

¿Qué pasa con la confidencialidad? Los operadores de LEGAL-OFFICE trabajan con compromiso de confidencialidad y secreto profesional, y el servicio se formaliza con un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.

¿Puedo contratar solo el secretariado por horas, sin atención telefónica? Lo habitual es combinarlos, porque el secretariado por horas es un opcional de los planes. Consúltenos su caso y le indicaremos la fórmula más adecuada.

¿Hay permanencia? No. Los planes son mensuales y pueden ampliarse, reducirse o cancelarse cuando el despacho lo necesite.