Las funciones que se desarrollan en nuestro negocio, podemos clasificarlas en dos tipos: las delegables y las propias del que debemos realizar nosotros mismos.
Antes de plantearnos la contratación de un asistente administrativo externo, debemos preguntarnos qué funciones debemos realizar nosotros mismos y cuáles podemos delegar.
Una vez claro ésto, toca aprender a delegar y a optimizar nuestro tiempo.
Otro punto a tratar y de vital importancia a la hora de delegar un trabajo es, la confianza. El profesional externo que contratemos deberá tener las mismas cualidades que le exigiríamos a un profesional presencial en nuestra empresa.
Es normal y una práctica habitual externalizar servicios como el asesor fiscal, contable, jurídico, en profesionales que van a manejar documentación y asuntos confidenciales y van a desarrollarlos fuera de nuestra oficina.
La externalización de los servicios administrativos y de secretariado funciona de igual maneral.
La atención telefónica de nuestro negocio, dónde un profesional va a recoger y atender nuestras llamadas y mensajes, el tratamiento de textos, documentos, cartas, memorias, presupuestos, facturas, envíos de documentación, servicios burocráticos como cualquier trámite con las administraciones públicas o privadas, servicios como el marketing y la publicidad, impulsar nuestras redes sociales….. son servicios, que puede realizar un profesional de manera externa, fuera de su oficina y autónomamente, suponiendo un importante ahorro en los costes fijos a final de mes.
Usted paga por el trabajo realizado y por el tiempo empleado. Olvidándose de nóminas, seguros sociales, pagas extraordinarias, vacaciones.
Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente
Oficina Virtual
Nuestro servicio de Secretariado, proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio. Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Atención Telefónica
- ¿Cuándo utilizar nuestro servicio?
Los operadores se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
Le ofrecemos:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
