por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 22, 2022 | Oficina VIRTUAL
Contratar una empresa externa, para realizar unas tareas administrativas concretas. ¿Qué ventajas nos aporta?
Lo primero y muy importante, ganaremos en efectividad, ya que nos permitirá centrarnos en nuestras tareas.
Lo segundo y no menos importante, convertiremos una serie de gastos fijos en gastos variables, tema esencial y primordial en situaciones de falta de liquidez y una gran ventaja para las pequeñas empresas a la hora de ahorrar en costes.
Y por último calidad, las tareas son realizadas por personas especializadas y altamente cualificadas.
Delegar un servicio a terceros no es nuevo. Cualquier empresa o profesional, en determinadas situaciones, necesita reducir costes fijos y seguir manteniendo su efectividad. Contratar servicios de una empresa externa va a ser esencial para un buen funcionamiento a corto y largo plazo. La externalización de éste tipo de servicios aumenta la competitividad de la empresa o el profesional.
¿Qué servicios ó tareas administrativas podemos externalizar?
Podremos delegar en un tercero todas aquéllas tareas que pueda realizarse en nuestro nombre. Esto optimizará nuestro tiempo y podremos dedicarnos a las funciones más productivas de nuestro negocio.
¿Cuáles son las tareas propiamente administrativas?
Cada negocio y actividad es diferente. Hay un sin fin de tareas y diferentes enfoques de las mismas. Partiendo de la atención telefónica de la que ya hemos hablado, hemos querido clasificarlas y nombrarlas de la siguiente manera:
- Servicios de oficina
- Servicios administrativos
- Servicios burocráticos
- Servicios de asistencia
- Servicios de marketing y publicidad
A lo largo de éste blog, iremos desarrollando cada una de ellas y analizando la manera y forma en que pueden ser delegadas a un tercero, para que realmente consigamos nuestros tres objetivos: efectividad, ahorrar en costes y calidad.
Compruebe hoy mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 11, 2022 | Secretariado Jurídico
Estamos especializados en la externalización de servicios de secretariado y administración.
Nuestros servicios están pensados y van expresamente dirigidos a las pymes, micropymes, autónomos, empresarios individuales, profesionales liberales o emprendedores, que necesiten delegar estas funciones, porque están empezando, por su situación financiera o porque no pueden o quieren asumir los costes de contratación de personal.
Con la idea de optimizar tiempo y trabajo, ofrecemos un servicio adaptado a las necesidades de cada cliente, aportando calidad, experiencia y un equipo altamente cualificado, compuesto por secretarias profesionales, personal administrativo, abogados y gestores administrativos.
Nuestro equipo trabaja al servicio del cliente, sin que éste tenga que soportar los gastos derivados de una estructura fija de personal.
Le presentamos una amplia gama de servicios de asistencia telefónica y administrativa para su oficina, prestados de manera virtual.
- ¿Quiere hacer una prueba?
Le ofrecemos la posibilidad de probar de manera gratuita, los servicios de nuestra plataforma virtual. Y comprobará usted mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 6, 2022 | Atención Telefónica
En no pocas ocasiones, la atención al cliente queda en un segundo plano o se intenta que sea lo que no es. Por lo tanto, y debido a la gran importancia de esta área, vamos a mencionar algunas buenas y malas prácticas relativas al Servicio de Atención al Cliente:
Buenas prácticas en la Atención al cliente:
- Dimensionamiento correcto del departamento de atención al cliente.
Es económicamente difícil de justificar la dimensión del departamento en base a los picos de trabajo pero se pueden establecer protocolos de actuación en estos picos para que el cliente espere el menor tiempo posible.
- Selección del perfil profesional adecuado.
Aunque a primera vista puede parecer sencillo, un operador/a de atención al cliente debe tener una serie de cualidades personales que le permitan desarrollar su trabajo correctamente.
Autocontrol, estabilidad emocional, comunicación, persuasión y orientación al cliente son algunas de ellas.
Nunca hay que perder de vista que son la cara visible de la empresa para la que trabajan.
- Plan de formación continuada.
Es imprescindible formar al personal no tan sólo en la utilización de las herramientas tecnológicas puestas a su disposición para realizar su trabajo, sino también en la filosofía de nuestra empresa, los valores que la definen y los objetivos que queremos cumplir.
Además, cada cliente tiene un funcionamiento diferente aunque sólo sea en pequeños matices que hay que conocer y tener en cuenta a la hora de prestar un servicio de calidad. Esto sólo se consigue realizando planes de formación personalizados para atender las llamadas de cada cliente que confía en nuestros servicio.
- No todos los clientes son iguales.
Enlazando con el punto anterior, cada cliente es un mundo y debemos personalizar el servicio no únicamente en las acciones a acometer para resolver una llamada, sino también, por ejemplo, en la imagen que quiera dar a sus propios clientes.
Hay clientes que prefieren dar una imagen cordial de su empresa “Buenos días, soy xxxxx, en qué puedo ayudarle” y otros que prefieren dar una imagen profesional “Clínica xxxxx, buenos días”. Estos pequeños matices marcan la diferencia entre un servicio de atención al cliente al uso y otro totalmente personalizado.
Malas prácticas en la Atención al cliente:
- Crear un departamento de atención al cliente basado en costes tangibles.
Muchas veces los departamentos de atención al cliente, tanto internos como externos, están infradimensionados porque sólo se tienen en cuenta los costes de personal y no los intangibles, “¿qué coste tiene un cliente insatisfecho?”.
- Atribuir poca importancia al departamento dentro de la estructura de la empresa.
En ocasiones nos encontramos con que el departamento de atención al cliente ni siquiera es un departamento independiente sino que el personal administrativo es el que realiza estas funciones.
Dependiendo de tipo de empresa o del producto o servicio que se comercializan, se puede generar una mala reputación de la firma porque vende unos productos/servicios de calidad pero no soluciona correctamente las incidencias que puedan surgir a posteriori.
- Orientar el servicio de atención al cliente de acuerdo a la posición en el mercado.
Hay empresas que no prestan una buena atención a sus clientes porque su posición en el mercado es dominante y por lo general, creen que no necesitan un departamento de atención al cliente de acuerdo a la calidad de sus productos puesto que, en cualquier caso, el cliente final tiene la necesidad de comprarlos.
A la operadora telefónica más grande de este país le ha ocurrido algo parecido y ante la pérdida masiva de clientes y, en cosecuencia, de su posición dominante, ya está creando un servicio de atención al cliente interno en lugar de utilizar, como hasta ahora, una subcontrata en otro país.
- Ignorar las nuevas vías de comunicación con los clientes.
Las nuevas generaciones hacen un uso más social de la tecnología.
Nuestros productos ya no sólo son buenos o atractivos dependiendo de la inversión en publicidad que realizamos para lanzarlos al mercado.
La opinión de nuestros clientes es un factor importante a tener en cuenta y no porque antes no la tuvieran, sino porque ahora su opinión puede ser escuchada por miles de personas en las redes sociales.
Por consiguiente, el ignorar estos canales de comunicación como refuerzo a la atención al cliente tradicional, empieza a ser un hándicap que algunas empresas todavía no han detectado.
Es evidente que la mayoría de las conversaciones telefónicas registradas a través de nuestro servicio de atención al cliente no se pueden trasladar a twiter o facebook, pero sí podemos utilizar estos canales para escuchar a nuestros clientes y crear un protocolo de actuación adecuado, en respuesta a sus opiniones y/o reclamaciones.
Como resultado y debidamente adaptados al volumen y sector de nuestro negocio, estos pequeños consejos pueden ahorrarnos muchas pérdidas de clientes además de otros conflictos que se podrían haber evitado poniendo un poquito más de cuidado al descolgar el teléfono.
Decídase a ofrecer un Servicio de Atención al Cliente de calidad
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Mar 28, 2022 | Call Center Jurídico
Actualmente, los consumidores tienen un sinfín de canales que pueden aprovechar para investigar reseñas, comparar productos y contactar con las empresas que sean de su interés pero cuando se trata de contratar un servicio, el único canal que no ha perdido popularidad y eficiencia es el teléfono. El 80,5 % de los consumidores prefieren hablar con una persona real que chatear con un bot.
La voz humana es uno de los instrumentos con mayor capacidad para emocionar y construir vínculos. Trabajamos para crear y fortalecer las relaciones entre usted y sus clientes, adaptando nuestras soluciones a sus necesidades y apoyándonos siempre en la transparencia, la empatía, la experiencia y la tecnología.
Un buen servicio de Contact Center le ayudará a mejorar la imagen de su empresa y a gestionar con profesionalidad su Departamento de Atención al Cliente.
Le ofrecemos las mejores soluciones en gestión telefónica:
• Call Center Gestión Telefónica Jurídica Especializada
• Call Center Atención al Cliente (SAC)
• Call Center Servicio de Urgencias Jurídicas
• Call Center Gestión de Incidencias Judiciales
• Gestión de Agenda (citas, reservas, seguimiento)
• Oficina Virtual
• Secretariado jurídico especializado
Elija el servicio que más se ajuste a su estrategia y fortalezca las relaciones con sus clientes
de forma eficaz y personalizada
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Mar 18, 2022 | Oficina VIRTUAL
Una dirección de prestigio, un servicio impecable, una imagen moderna y unas instalaciones de primera… Todo esto es lo menos importante, lo que verdaderamente nos hace diferentes, es la vocación de servicio de nuestro equipo de profesionales. Nuestro objetivo es tratar a sus clientes como usted mismo lo haría.
► Rentable
Por una cuota asequible, le ofrecemos un número de teléfono específico para su empresa, contestaremos las llamadas con el nombre que nos indique y podrá usar nuestras oficinas como sede social, fiscal y comercial. También podrá utilizar nuestra sala de reuniones para atender a sus clientes, realizar presentaciones, conferencias…
Usted define la operativa para atender sus llamadas: anotar recados, transferir a su móvil, gestionar su agenda, etc. Entendemos nuestra misión como enlace con sus clientes y nos esforzamos en ofrecer siempre la mejor imagen.
► Flexible
Servicios totalmente adaptados a sus necesidades. Si su volumen de llamadas es bajo tal vez prefiera el pago por llamada. Si tiene algún requerimiento especial no dude en consultarlo. Además, no es necesario un periodo mínimo de contratación.
► Inmediato
Entendemos que su tiempo es valioso. Le activamos la oficina virtual en el acto, asignándole un número de teléfono para su empresa. Utilizamos un software específico para la gestión de oficinas virtuales desarrollado por nuestro equipo técnico que nos permite la implantación rápida y sencilla de nuevas altas..
¿Quiere optimizar su tiempo? Entonces no lo piense más…
Tarifas asequibles y escalables en función de sus necesidades
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
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- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
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- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
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