por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Una buena atención al cliente destaca por el conocimiento del producto, la inmediatez y los buenos profesionales.
¿Y si además fuera económica?
Lejos están los tiempos en los que el hecho de dedicar un espacio físico, recursos informáticos y varios operadores (con la inversión que ello conlleva) era la excusa perfecta para derivar estas tareas a secretarias, becarios o cualquier otro departamento no especializado. Nuestro servicio externo de atención al cliente le ofrece el personal especializado en las necesidades, productos y servicios de una empresa determinada hasta el punto en que se convierten en parte del equipo y facilitan una respuesta ágil a las demandas de sus clientes.
Las principales ventajas de esta externalización son la escasa inversión económica, la flexibilidad de cómo se quiere ofrecer el servicio y la rigurosidad tanto en el trato como en los procesos de gestión de la información.
Desde nuestro punto de vista, es imprescindible integrar el área externa en el comportamiento y protocolos de recepción de información de la propia empresa. Así, el cliente se siente bien atendido gracias a un trato cercano y sin ninguna duda de que lo está atendiendo personal especializado en el producto o servicio. Todo ello, gracias a una formación exhaustiva y a un estudio completo de los protocolos de recepción de llamadas. Si a esto le sumamos la monitorización de las llamadas y los informes que se pueden consultar, tenemos un servicio que puede ahorrarnos muchos quebraderos de cabeza en nuestra oficina.
Características más destacables del servicio:
- Elevadísima reducción de costes.
- Descarga de trabajo para el personal de otros departamentos.
- Aumento de la satisfacción de los clientes.
- Mejora de la recolección de datos e información útil proveniente de los clientes.
- Reducción del tiempo de respuesta a las consultas o problemas.
- Mejora de la imagen proyectada hacia los clientes.
- Aumento de la competitividad respecto a otras empresas similares.
Grandes, medianas y pequeñas empresas necesitan mejorar continuamente el área de atención al cliente. Externalizar este servicio se convierte en la herramienta indispensable para crecer y mantener a los clientes que son sin duda lo más importante para la supervivencia de nuestro negocio.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
La industria de las telecomunicaciones ha crecido enormemente y muchas de las potenciales contribuciones que la tecnología le facilita hacen que el desarrollo de las comunicaciones sea más óptimo, eficaz y, ante todo, de la más alta calidad. De ahí la pregunta que nos hacemos hoy ¿Necesita mi empresa una centralita externa?.
Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica externa es una de ellas. No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica externa es totalmente necesaria en su compañía.
Llega un momento en que su empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y deberá facilitarles a todos ellos un sistema que gestione sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.
La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces. Debe de estar además, al servicio de las empresas en todo momento.
Centralita externa, conocer el servicio
En primer lugar hay que conocer el servicio. Una centralita externa es un puesto de trabajo externo, con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y que además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Sabemos que una fuente de pérdida de tiempo y de productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que, en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada.
Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que vayan derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que le produce una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Personalización de su centralita
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente.
Existen tantas configuraciones como empresas. Podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador e incluso, si se diera el caso, a cualquier otro sistema digital de captación de llamadas.
Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono, este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas. Por ejemplo podremos dirigir las llamadas a distintas secciones de su negocio, a distintos departamentos, realizar desvíos automáticos y mucho más.
No perderá ninguna llamada y fidelizará a sus clientes
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
Hacer crecer un Negocio no es tarea fácil, sobre todo en los inicios.
Para empezar, vamos a mostrarte cómo tú puedes hacer crecer tu negocio con una inversión mínima gracias al auge de las Oficinas Virtuales.
La Oficina Virtual es un servicio de calidad, muy válido para emprendedores y empresas que están comenzando, ya que te permite disponer de todas las herramientas y profesionalidad que todo negocio merece.
¿Qué te ofrece una Oficina Virtual? Aquí te mostramos algunos de los servicios de los que puedes disponer y que más demanda tienen.
Ubicar tu Negocio en la zona geográfica que desees
En sí, una oficina virtual es un servicio externo que te permite disponer de un domicilio comercial, en una determinada ubicación geográfica. Así qe tú decides qué ubicación es la más idónea para tu negocio.
Además, lo mejor de estas oficinas virtuales es que puedes contratar diversos servicios por paquetes o módulos. Por lo tanto, en función de tus necesidades.
Algunos servicios:
- Recepción de correspondencia
La Oficina Virtual incluye un completo servicio de recepción y custodia de correspondencia. En el caso de recibir correspondencia importante, tipo urgente, paquetería, certificados, mensajería, serás notificado inmediatamente. Si no te va bien pasar a recoger tu correspondencia, puedes solicitar el reenvío periódico a la dirección que tú indiques.
- Atención de llamadas telefónicas
Puedes disponer además de un servicio personalizado de Atención Telefónica para todas las llamadas que reciba tu actividad. No perderás ninguna llamada y tus clientes y contactos serán siempre atendidos por personal cualificado.
Utiliza el servicio para desviar tu móvil a tu Oficina Virtual cuando estés reunido y no puedas atender el teléfono.
¡Una llamada desatendida puede salirte muy cara!
- Salas de reuniones y despachos mediante el alquiler por horas, días, meses…
Muchos emprendedores y nuevas empresas que están comenzando no necesitan de una infraestructura física donde estar en el día a día, pero sí es importante disponer de un espacio cómodo y profesional cuando necesitas tener reuniones de trabajo con tu equipo, con clientes, proveedores…
Con una Oficina Virtual dispones de Salas de Reuniones para cuando surja la necesidad, sin la obligatoriedad de tener que pagar por un espacio que no utilizas diariamente.
Si eres un emprendedor o una empresa que está comenzando y quieres más información sobre cómo puedes hacer crecer tu negocio con una inversión mínima contratando una Oficina Virtual, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para ayudarte a encontrar la mejor solución.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
La industria de las telecomunicaciones ha crecido enormemente y muchas de las potenciales contribuciones que la tecnología le facilita hacen que el desarrollo de las comunicaciones sea más óptimo, eficaz y, ante todo, de la más alta calidad. De ahí la pregunta que nos hacemos hoy ¿Necesita mi empresa una centralita externa?.
Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica externa es una de ellas. No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica externa es totalmente necesaria en su compañía.
Llega un momento en el que su empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y deberá facilitarles a todos ellos un sistema que gestione sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.
La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces. Debe de estar además, al servicio de las empresas en todo momento.
Centralita externa, conocer el servicio
En primer lugar hay que conocer el servicio. Una centralita externa es un puesto de trabajo externo, con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y que además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Sabemos que una fuente de pérdida de tiempo y de productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que, en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada.
Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que vayan derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que le produce una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Personalización de su centralita
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente.
Existen tantas configuraciones como empresas. Podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador e incluso, si se diera el caso, a cualquier otro sistema digital de captación de llamadas.
Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono, este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas. Por ejemplo podremos dirigir las llamadas a distintas secciones de su negocio, a distintos departamentos, realizar desvíos automáticos y mucho más.
No perderá ninguna llamada y fidelizará a sus clientes
Disfrute ya de los múltiples beneficios de una comunicación sin fronteras.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Debido al sector en el que desarrollamos nuestra actividad, estamos continuamente en contacto con este tipo de dudas y, por lo general, descubrimos que las empresas y los profesionales autónomos no tienen claro todavía porqué no es buena idea utilizar su teléfono personal en su negocio. Nosotros insistimos en tres elementos clave:
Imagen
Cuando el posible cliente hace uso de la información de contacto de una empresa, busca la profesionalidad y el número de teléfono con el que deben contactar para realizar su consulta, es el primer escalón para demostrar que cuidamos ese detalle.
Un teléfono fijo vinculado continuamente a un contestador o un número de teléfono móvil pueden dar una idea errónea del tamaño de la empresa y, probablemente, genere desconfianza respecto a la capacidad de su negocio para abordar un determinado trabajo. Las líneas móviles son de indiscutible utilidad pero no son incompatibles con un número de contacto con prefijo nacional que, además de transmitir confianza, en muchas ocasiones son gratuitos para quien llama. En TRAMITEL podemos disponer de un prefijo para cada una de las regiones donde usted trabaje por un coste sorprendentemente bajo. Sin duda un notable guiño hacia el cliente gracias al efecto proximidad que esto transmite.
Productividad
Por mucho que hayan evolucionado las funciones de gestión de llamadas como los SMS de llamadas perdidas, buzón de voz, mensajes de cortesía, etc., siguen sin alcanzar los beneficios de una línea fija con algunos servicios adicionales.
Apagar el móvil y dejar saltar el contestador o la locución estándar de su compañía telefónica no es una solución práctica para las llamadas fuera del horario de atención al cliente o cuando esté ocupado, ya que la gente no confía en que esos mensajes lleguen a ser escuchados y, por lo general, ni dejan el mensaje ni vuelven a llamar. Aunque la llamada no haya podido ser atendida es necesario contar con un sistema práctico de registro, recepción y posterior contacto y, frecuentemente, el móvil no es la mejor herramienta para llevar ese seguimiento. Muchas empresas todavía desconocen que desde su línea fija pueden gestionar todo el tráfico de llamadas de su negocio ganando en tiempo y en atención al cliente vinculando, por ejemplo, el buzón de voz o el fax con el correo electrónico sin necesidad de estar continuamente consultando incómodos servicios a través del teclado del teléfono.
Privacidad
Navegando por la web de la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones encontramos información muy relevante para conocer quién tiene acceso a nuestro número de teléfono y qué puede hacer con él (y con otra información personal):
Los operadores telefónicos facilitan los datos de sus abonados a plataformas informáticas que, a su vez, vuelcan esos ficheros en un sistema de consultas para poder elaborar guías telefónicas, directorios comerciales, bases de datos… Evidentemente podemos escoger no aparecer en las guías pero aun así algunos servicios pueden seguir accediendo a esos datos. Aquellos usuarios que no quieren recibir publicidad deben solicitarlo a su operador (con todo el papeleo que ello conlleva). Un punto importante es que el sistema no funciona al revés. Es decir que no podemos conseguir información a través de un número de teléfono, o lo que es lo mismo sólo quien tiene acceso a esa plataforma informática, puede conocer la información ligada a su número de teléfono.
Este extracto que hemos elaborado resume por sí solo las desventajas de exponer su número personal a todavía más bases de datos. Que accedan a nuestros datos telefónicos no podemos evitarlo pero desde luego cuanto mayor sea el número de vías por las que circula nuestro teléfono personal mayor será el riesgo de recibir llamadas publicitarias, mensajes de texto y, gracias a las nuevas tecnologías, incluso correos electrónicos que llenan nuestro buzón de voz y minan nuestro tiempo útil.
