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¿Cómo externalizar las tareas administrativas de tu negocio?

¿Cómo externalizar las tareas administrativas de tu negocio?

Si estás leyendo éste artículo posiblemente es porque te consideras un empresario o profesional con una sobrecarga de tareas que no te aportan un beneficio económico, pero que son necesarias para el funcionamiento de tu negocio.

¿Te has planteado contratar un asistente virtual que se encargue de realizar esas tareas?

Puede responder tus llamadas, gestionar tu agenda, organizar tus viajes o reuniones, redactar tus textos, confeccionar tus presentaciones, encargarse de organizar tu correspondencia y archivo, que tengas una completa base de datos de contactos o clientes, que administre tus emails y todo aquello de lo que tú no tienes tiempo.

Tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión:

  1. – Haz una lista de aquéllos trabajos ó tareas que delegarías en tu asistente.
  2. – Haz una valoración del tiempo que te vas ahorrar.
  3. – Haz un cálculo del coste económico que estás dispuesto a asumir.

¿Te va a suponer optimizar tu tiempo, reducir tus costes y ser más efectivo?

En estos tiempos hacer crecer un negocio nos es tarea fácil, ya es un logro mantenerlo.

Queremos ayudarte a conseguirlo y que no te sientas sólo gestionando tu negocio.

 

Te ofrecemos:

 

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Asistente Virtual… ¿Cómo funciona?

Asistente Virtual… ¿Cómo funciona?

La figura del Asistente Virtual, es la de un profesional real, que realiza servicios administrativos o de secretariado.  Servicios de apoyo, que son realizados desde una plataforma tecnológica  creada específicamente para ello.

Ejecuta las mismas funciones que el personal administrativo pero sin asumir los costes de la contratación de personal.

Usted sólo paga por el trabajo realizado y en función del tiempo empleado.

Es una excelente alternativa, para emprendedores, autónomos, profesionales, pequeñas empresas… que no desean o no pueden asumir la contratación del personal administrativo.

A la hora de crear un negocio o en situaciones de crisis, uno de los errores más cometido es el de NO SER REALISTA.

Si aún no contamos con clientes o se ha reducido nuestra cartera, debemos preguntarnos si podemos asumir una estructura de costes fijos, de tener una oficina con más de 150 metros que no necesitamos, contratar 3 o 4 empleados, etc.

Seamos ser realistas y tratemos de adaptarnos a las circunstancias.

Si somos profesionales liberales, emprendedores o autónomos (abogados, arquitectos, fontaneros, electricistas, startups…) debemos dedicarnos a activar y potenciar nuestro negocio puesto que es la base de nuestro sustento. Centrarnos en crear una buena cartera de clientes. Para ello deberemos optimizar nuestro tiempo y nuestro trabajo.

Aprenda a delegar en un asistente virtual sus tareas administrativas.

Como profesionales independientes, nos van a surgir imprevistos, urgencias, citas, reuniones con clientes, viajes y tendremos que salir de la oficina. En estos casos, siempre necesitaremos de una persona que nos asista en nuestras tareas, mientras nosotros no estamos. UN ASISTENTE VIRTUAL.

Nuestro Servicio

Compruebe las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Ventajas de contratar un servicio externo de gestión administrativa

Ventajas de contratar un servicio externo de gestión administrativa

Contratar una empresa externa, para realizar unas tareas administrativas concretas. ¿Qué ventajas nos aporta?

Lo primero y muy importante, ganaremos en efectividad, ya que nos permitirá centrarnos en nuestras tareas.

Lo segundo y no menos importante, convertiremos una serie de gastos fijos en gastos variables, tema esencial y primordial en situaciones de falta de liquidez y una gran ventaja para las pequeñas empresas a la hora de ahorrar en costes.

Y por último calidad, las tareas son realizadas por personas especializadas y altamente cualificadas.

Delegar un servicio a terceros no es nuevo. Cualquier empresa o profesional, en determinadas situaciones, necesita reducir costes fijos y seguir manteniendo su efectividad. Contratar servicios de una empresa externa va a ser esencial para un buen funcionamiento a corto y largo plazo. La externalización de éste tipo de servicios aumenta la competitividad de la empresa o el profesional.

¿Qué servicios ó tareas administrativas podemos externalizar?

Podremos delegar en un tercero todas aquéllas tareas que pueda realizarse en nuestro nombre. Esto optimizará nuestro tiempo y podremos dedicarnos a las funciones más productivas de nuestro negocio.

¿Cuáles son las tareas propiamente administrativas?

Cada negocio y actividad es diferente. Hay un sin fin de tareas y diferentes enfoques de las mismas. Partiendo de la atención telefónica de la que ya hemos hablado, hemos querido clasificarlas y nombrarlas de la siguiente manera:

  • Servicios de oficina
  • Servicios administrativos
  • Servicios burocráticos
  • Servicios de asistencia
  • Servicios de marketing y publicidad

A lo largo de éste blog, iremos desarrollando cada una de ellas y analizando la manera y forma en que pueden ser delegadas a un tercero, para que realmente consigamos nuestros tres objetivos: efectividad, ahorrar en costes y calidad.

Compruebe hoy mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Secretariado Jurídico y Gestión Administrativa

Secretariado Jurídico y Gestión Administrativa

Estamos especializados en la externalización de servicios de secretariado y administración.

Nuestros servicios están pensados y van expresamente dirigidos a las pymes, micropymes, autónomos, empresarios individuales, profesionales liberales o emprendedores, que necesiten delegar estas funciones, porque están empezando, por su situación financiera o porque no pueden o quieren asumir los costes de contratación de personal.

Con la idea de optimizar tiempo y trabajo, ofrecemos un servicio adaptado a las necesidades de cada cliente, aportando calidad, experiencia y un equipo altamente cualificado, compuesto por secretarias profesionales, personal administrativo, abogados y gestores administrativos.

Nuestro equipo trabaja al servicio del cliente, sin que éste tenga que soportar los gastos derivados de una estructura fija de personal.

Le presentamos una amplia gama de servicios de asistencia telefónica y administrativa para su oficina, prestados de manera virtual.

  • ¿Quiere hacer una prueba?

Le ofrecemos la posibilidad de probar de manera gratuita, los servicios de nuestra plataforma virtual. Y comprobará usted mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
AGENDA ON-LINE

AGENDA ON-LINE

Nuestro servicio de Agenda ON-LINE le permite un acceso fácil y cómodo.

Gestione sus citas y organice sus tareas desde cualquier lugar con acceso a Internet y a través de cualquier dispositivo.

Coordine su actividad laboral con nuestro departamento de gestión administrativa

LE OFRECEMOS:

 

  • Control, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Gestión de citas
  • Consolide su calendario laboral y personal en una única agenda
  • Coordine y consolide las agendas de sus colaboradores
  • Reciba su agenda del día, semana o mes, en su buzón de correo
  • Programe los recordatorios que precise
  • Anote las tareas
  • Consulte y edite su agenda desde cualquier dispositivo conectado a Internet
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