por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
A pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas siguen recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.
Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas diseñamos un perfecto protocolo para ofertarle nuestro servicio de secretariado virtual. Es decir, una secretaria externa atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico y que en ningún caso permite al cliente saber que está hablando con un servicio externo. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.
Nuestro Servicio de secretariado virtual le ofrece:
- Atención de llamadas en castellano, catalán, inglés o francés de 9:00h a 20:00h.
- Únicamente dos especialistas en atención telefónica, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas sus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
- Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
- Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según las instrucciones de nuestro cliente.
- Transferencia inmediata con interconsulta al teléfono que nos indique el cliente.
- Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
- Realizamos llamadas salientes, tanto para trasladar sus mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
- Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándonos, mediante telnet, en el sistema informático del cliente.
- Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.
Por todos los beneficios que aporta el secretariado virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a la externalización de este servicio.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
Hacer crecer un Negocio no es tarea fácil, sobre todo en los inicios.
Para empezar, vamos a mostrarte cómo tú puedes hacer crecer tu negocio con una inversión mínima gracias al auge de las Oficinas Virtuales.
La Oficina Virtual es un servicio de calidad, muy válido para emprendedores y empresas que están comenzando, ya que te permite disponer de todas las herramientas y profesionalidad que todo negocio merece.
¿Qué te ofrece una Oficina Virtual? Aquí te mostramos algunos de los servicios de los que puedes disponer y que más demanda tienen.
Ubicar tu Negocio en la zona geográfica que desees
En sí, una oficina virtual es un servicio externo que te permite disponer de un domicilio comercial, en una determinada ubicación geográfica. Así qe tú decides qué ubicación es la más idónea para tu negocio.
Además, lo mejor de estas oficinas virtuales es que puedes contratar diversos servicios por paquetes o módulos. Por lo tanto, en función de tus necesidades.
Algunos servicios:
- Recepción de correspondencia
La Oficina Virtual incluye un completo servicio de recepción y custodia de correspondencia. En el caso de recibir correspondencia importante, tipo urgente, paquetería, certificados, mensajería, serás notificado inmediatamente. Si no te va bien pasar a recoger tu correspondencia, puedes solicitar el reenvío periódico a la dirección que tú indiques.
- Atención de llamadas telefónicas
Puedes disponer además de un servicio personalizado de Atención Telefónica para todas las llamadas que reciba tu actividad. No perderás ninguna llamada y tus clientes y contactos serán siempre atendidos por personal cualificado.
Utiliza el servicio para desviar tu móvil a tu Oficina Virtual cuando estés reunido y no puedas atender el teléfono.
¡Una llamada desatendida puede salirte muy cara!
- Salas de reuniones y despachos mediante el alquiler por horas, días, meses…
Muchos emprendedores y nuevas empresas que están comenzando no necesitan de una infraestructura física donde estar en el día a día, pero sí es importante disponer de un espacio cómodo y profesional cuando necesitas tener reuniones de trabajo con tu equipo, con clientes, proveedores…
Con una Oficina Virtual dispones de Salas de Reuniones para cuando surja la necesidad, sin la obligatoriedad de tener que pagar por un espacio que no utilizas diariamente.
Si eres un emprendedor o una empresa que está comenzando y quieres más información sobre cómo puedes hacer crecer tu negocio con una inversión mínima contratando una Oficina Virtual, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para ayudarte a encontrar la mejor solución.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Existe un determinado perfil ejecutivo que necesita apoyo externo continuamente. Para estos profesionales hemos lanzado el servicio de Asistente Personal.
A raíz de nuestra experiencia como gestores externos de comunicación, fuimos configurando para un grupo de clientes muy específico, servicios de asistencia personal. Por ello hemos decidido crear un servicio especializado en estas tareas.
Conociendo nuestro nuevo servicio de Asistente Personal
Se trata de abarcar todo tipo de tareas organizativas y burocráticas que tengan que ver tanto con la vida profesional de nuestro cliente como con su tiempo de ocio y familiar.
Desde recibir y cumplimentar documentos oficiales, reservas de hotel y vehículos, hasta la gestión de viajes tanto profesionales como familiares, además de la dedicación exclusiva a su línea telefónica privada y a su agenda.
Contamos con profesionales de grandes cualidades resolutivas que, con un minucioso cuidado y profesionalidad velan por el tiempo de nuestro cliente y cuidan su imagen corporativa.
Contamos ya con varios clientes que se benefician de un/a asistente personal que atiende sus llamadas, organiza sus reuniones, resuelve su papeleo y se ocupa de sus gestiones personales y/o domésticas.
Un caso real
Un alto ejecutivo de una multinacional afincada en nuestro país, además de su equipo organizativo, necesitaba apoyo externo para determinadas tareas que mezclaban elementos personales y profesionales.
Tras un exhaustivo análisis de sus rutinas y responsabilidades, confeccionamos un servicio exclusivo mediante el cual, su asistente personal recibe todas las llamadas a través de una línea telefónica propia, filtrando las que deben ir a su oficina y las que tratan temas personales.
Se ocupa también de llevar su agenda en tiempo real y de cuadrar sus desplazamientos y reuniones para que tengan el menor impacto sobre su vida doméstica y, entre otras pequeñas gestiones, organizar ciertos temas burocráticos de sus propiedades inmobiliarias.
El resultado: el cliente ocupa menos tiempo en sus gestiones dedicándose exclusivamente a las grandes responsabilidades de su puesto de trabajo, experimentando así una mejora considerable en cuanto a conciliación de vida familiar y profesional.
Aumente su productividad y optimice al máximo su tiempo libre.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
¿Por qué contar con una Oficina Virtual? Cada vez son más numerosas las empresas extranjeras que operan en nuestro país y que necesitan atender a sus clientes de forma rigurosa y cuantificable. Esto, que a priori puede parecer sencillo, tiene dos grandes inconvenientes: el cambio horario y el salto cultural.
Los consumidores locales son muy exigentes a la hora de contactar con una línea de atención al cliente y por lo tanto es necesaria una buena estrategia que garantice la satisfacción de los usuarios y la excelente calidad de dicho servicio de atención. Pero, ¿cómo asegurar dicha calidad sin una inversión desorbitada? La respuesta pasa por una oficina virtual que actúe como delegación local y que ya cuenta con experiencia en atender clientes de distintas nacionalidades.
Una delegación local de su empresa en nuestro país
- Si está pensando montar una delegación de su empresa en nuestro país debe tener en cuenta estos puntos:
- Nuestro departamento virtual de atención al cliente sólo supone el coste de una línea telefónica.
- El cambio horario muchas veces hace inoperativos ese tipo de servicios desde su país de origen y eso desemboca en una atención limitada y, por lo tanto, en menores beneficios. Por eso siempre es mejor atenderlos desde España.
- Los españoles son muy exigentes con la atención al cliente y detectan cuando se les atiende desde otro punto del planeta o cuando es un call center el que recibe su reclamación y la archiva en vez de solucionarla.
- El mercado catalán es muy importante por lo que hay que hablar su lengua. Nosotros atendemos a sus clientes en catalán, además de castellano, francés e inglés.
- Una oficina física requiere una inversión de muchos miles de euros en infraestructuras, tecnología, personal e impuestos.
- Muchos call centers se limitan a responder y transferir llamadas de muchísimas empresas y de forma despersonalizada, nosotros contamos con especialistas en atención al cliente que trabajarán en exclusiva para su empresa y son formados para ser amplios conocedores de su producto o servicio.
Asegúrese el mejor servicio de atención al cliente al lanzarse al mercado español.
Compare las distintas opciones para que sus clientes en España se pongan en contacto con su empresa y descubrirá que un servicio personalizado de atención al cliente con especialistas en comunicación, es la alternativa con mayor retorno de la inversión.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Debido al sector en el que desarrollamos nuestra actividad, estamos continuamente en contacto con este tipo de dudas y, por lo general, descubrimos que las empresas y los profesionales autónomos no tienen claro todavía porqué no es buena idea utilizar su teléfono personal en su negocio. Nosotros insistimos en tres elementos clave:
Imagen
Cuando el posible cliente hace uso de la información de contacto de una empresa, busca la profesionalidad y el número de teléfono con el que deben contactar para realizar su consulta, es el primer escalón para demostrar que cuidamos ese detalle.
Un teléfono fijo vinculado continuamente a un contestador o un número de teléfono móvil pueden dar una idea errónea del tamaño de la empresa y, probablemente, genere desconfianza respecto a la capacidad de su negocio para abordar un determinado trabajo. Las líneas móviles son de indiscutible utilidad pero no son incompatibles con un número de contacto con prefijo nacional que, además de transmitir confianza, en muchas ocasiones son gratuitos para quien llama. En TRAMITEL podemos disponer de un prefijo para cada una de las regiones donde usted trabaje por un coste sorprendentemente bajo. Sin duda un notable guiño hacia el cliente gracias al efecto proximidad que esto transmite.
Productividad
Por mucho que hayan evolucionado las funciones de gestión de llamadas como los SMS de llamadas perdidas, buzón de voz, mensajes de cortesía, etc., siguen sin alcanzar los beneficios de una línea fija con algunos servicios adicionales.
Apagar el móvil y dejar saltar el contestador o la locución estándar de su compañía telefónica no es una solución práctica para las llamadas fuera del horario de atención al cliente o cuando esté ocupado, ya que la gente no confía en que esos mensajes lleguen a ser escuchados y, por lo general, ni dejan el mensaje ni vuelven a llamar. Aunque la llamada no haya podido ser atendida es necesario contar con un sistema práctico de registro, recepción y posterior contacto y, frecuentemente, el móvil no es la mejor herramienta para llevar ese seguimiento. Muchas empresas todavía desconocen que desde su línea fija pueden gestionar todo el tráfico de llamadas de su negocio ganando en tiempo y en atención al cliente vinculando, por ejemplo, el buzón de voz o el fax con el correo electrónico sin necesidad de estar continuamente consultando incómodos servicios a través del teclado del teléfono.
Privacidad
Navegando por la web de la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones encontramos información muy relevante para conocer quién tiene acceso a nuestro número de teléfono y qué puede hacer con él (y con otra información personal):
Los operadores telefónicos facilitan los datos de sus abonados a plataformas informáticas que, a su vez, vuelcan esos ficheros en un sistema de consultas para poder elaborar guías telefónicas, directorios comerciales, bases de datos… Evidentemente podemos escoger no aparecer en las guías pero aun así algunos servicios pueden seguir accediendo a esos datos. Aquellos usuarios que no quieren recibir publicidad deben solicitarlo a su operador (con todo el papeleo que ello conlleva). Un punto importante es que el sistema no funciona al revés. Es decir que no podemos conseguir información a través de un número de teléfono, o lo que es lo mismo sólo quien tiene acceso a esa plataforma informática, puede conocer la información ligada a su número de teléfono.
Este extracto que hemos elaborado resume por sí solo las desventajas de exponer su número personal a todavía más bases de datos. Que accedan a nuestros datos telefónicos no podemos evitarlo pero desde luego cuanto mayor sea el número de vías por las que circula nuestro teléfono personal mayor será el riesgo de recibir llamadas publicitarias, mensajes de texto y, gracias a las nuevas tecnologías, incluso correos electrónicos que llenan nuestro buzón de voz y minan nuestro tiempo útil.
