Claves para externalizar la gestión administrativa

Claves para externalizar la gestión administrativa

  • Profesionales Independientes

Nuestra actividad profesional nos obliga a pasar poco tiempo en la oficina y precisamos a alguien que la atienda.

  • Negocios online y distribuidos

El ritmo de nuestro negocio no nos permite estar concentrados en la gestión administrativa y necesitamos delegarla.

  • Emprendedores y Startupps

Comenzar una actividad requiere de mucha dedicación. Se necesita apoyo en el área administrativa y de atención al cliente..

  • Pymes, Directivos y CEOs

Asistente personal para organizar y coordinar agendas, gestionar el correo electrónico y organizar las tareas diarias.

Sea operativo desde el minuto uno. Sin gastos ocultos ni complicaciones. Todo incluido. Para que usted sólo se preocupe de llevar a cabo su negocio. Del resto nos ocupamos nosotros.

Nuestro servicio de Oficina Virtual, proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Línea exclusiva y especializada para la Atención al Cliente

Línea exclusiva y especializada para la Atención al Cliente

La atención al cliente, y por lo general cualquier área de un negocio, se basa en algo tan básico como lo siguiente: mis clientes necesitan algo, lo solicitan y lo tienen. Así de fácil. Pero hay ocasiones en las que desde dentro lo vemos todo muy fácil y no nos damos cuenta de ciertos obstáculos que nosotros ni imaginamos y están ahí.

Bill Gates reconoció en una entrevista uno de los errores de experiencia del usuario que más quebraderos de cabeza le dio en las primeras versiones domésticas de Windows: había que pulsar Control, Alt y Suprimir a la vez para acceder como usuario. Puede que no fuera un gran obstáculo pero, durante años, se convirtió en un delicia para fomentar las críticas de los detractores de este sistema operativo y por una sencilla razón: a los usuarios que principalmente iba dirigido el producto les costaba muchísimo teclear esa combinación de teclas.

¿Acaso Gates o su equipo no sabían lo que hacían? Por supuesto que sí, son grandes profesionales y conocen su producto pero muchas veces esa es la razón por la que los empresarios no ven determinados problemas y los usuarios, sin embargo, los detectan con el primer uso.

Con la Atención Telefónica pasa lo mismo.  Preguntamos siempre a nuestros futuros clientes ¿cuáles serían los pasos a seguir para informarnos de un determinado producto o servicio de los que comercializa?. A menudo evidenciamos la complejidad que supone facilitarnos esta información pero el empresario no lo percibe así. Por ello, siempre efectuamos un estudio previo de las necesidades del cliente para ofrecerle la mejor opción para su departamento externo de Atención al cliente.

De nada sirve tener el mejor producto o servicio sin una buena comunicación con el cliente. Unos segundos más a la espera o una llamada mal transferida puede tirar por los suelos el trabajo que costó que el cliente levantara el teléfono y se comunicara con nuestra empresa y eso es algo que no nos podemos permitir.

Estamos especializados en gestión telefónica.

Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES 

Secretariado Virtual…la mejor elección!

Secretariado Virtual…la mejor elección!

Nuestro servicio de SECRETARIADO VIRTUAL proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Servicio de Secretariado Virtual

Le ofrecemos:

  • Atención y filtrado de llamadas de teléfono y visitas.
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas).
  • Gestión, clasificación, trámites documentarios y archivo de correspondencia.
  • Redacción de correspondencia (cartas, faxes y correo electrónico)
  • Facturación y Presupuestos
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes).
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación).
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets).

Estamos especializados en gestión telefónica.

Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Disfrute ya de nuestro servicio de Secretariado Virtual y optimice el funcionamiento de su empresa.

 SU NEGOCIO PERMANENTEMENTE ATENDIDO… 

Coordine su actividad profesional con nuestro departamento administrativo y de atención al cliente

 NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES:  

Profesionales de cualquier sector que precisen apoyo administrativo y /o de gestión telefónica

Secretariado Virtual…clientes satisfechos!

Secretariado Virtual…clientes satisfechos!

La amabilidad, profesionalidad y saber hacer del secretariado virtual.

Estos días viaja por twitter una foto que bien podría ser una lección estupenda de inteligencia emocional ante los clientes. Como sugiere la imagen, la amabilidad y las buenas formas se recompensan y lo que es más importante, generan más amabilidad.

Igual que una discusión se va encendiendo conforme los interlocutores van siendo menos flexibles el uno con el otro también es muy fácil comprobar que ante una persona enfadada, podemos lograr que se tranquilice con algo de paciencia, amabilidad y saber hacer.

¿Cuál es el secreto para reconducir una conversación difícil con un cliente a nuestro campo?

Aquí  van  algunos  consejos  prácticos  para  aquellas  personas  que trabajen de cara al público o tras una línea telefónica:

  • Paciencia

Con un poco de paciencia, puede conseguir que su forma de comunicarse vaya calando poco a poco en el mal humor de su interlocutor  y   se  comporte  cada  vez   de  forma  más  amable.

En ocasiones es difícil ver que así será y nos darán ganas de tirar la toalla pero por norma general, la amabilidad es contagiosa.

  • Detección

En la era de la informática en la que podemos medir y almacenar  datos  de  clientes  de  todo  tipo,  nuestros  sentidos más básicos cobran una importancia tremenda a la hora de detectar el estado de ánimo del cliente.

No sólo el tono de voz o el volumen nos darán todas las claves sino que será una mezcla de elementos y de como se combinan entre sí.

Si ponemos atención y escuchamos con un poco de detalle,  el  mismo  cliente  nos  dará  las  claves  para  atenderle correctamente.

  • Escucha activa

Tal vez en el pasado la gente se acababa conformando con un “sí claro, le entiendo perfectamente” pero hoy en día los clientes están hartos de palabras vacías.

Escuchemos de verdad lo que dice la otra persona, con atención, activamente y tratando de comprender sus problemas.  Sólo si de   verdad le entendemos perfectamente, podremos solucionar su problema y la conversación podrá seguir los cauces habituales sin malestar ni crispación.

  • Empatía

Nunca sobra. Ponerse en el lugar de la otra persona es crucial para que baje las revoluciones y pase de un estado de ánimo alterado  y  poco conciliador a una posición más pacífica y más predispuesta a la comunicación.

Intentemos hacer nuestro el problema en la medida de lo posible y que el cliente se de cuenta.

Es irritante para el cliente tratar tu problema con muchas personas por lo tanto, en la manera de lo posible, tratemos de solucionar su consulta nosotros mismos y si no es posible, nos aseguraremos que dejamos claro que sabemos quién puede ayudarle, explicándole el cargo que ocupa y facilitándole el nombre y los apellidos de quien le va a atender.

Estos son algunos apuntes útiles de cómo mantener una conversación correcta, amable y productiva aunque haya comenzado con mal pie.

 SECRETARIADO VIRTUAL, la manera más efectiva y satisfactoria de atender a sus clientes 

Secretariado e infraestructura administrativa con un coste mínimo

Secretariado e infraestructura administrativa con un coste mínimo

Cuando los clientes nos preguntan qué coste tiene un servicio de atención al cliente quedan sorprendidos gratamente por el nivel de precisión con el que se puede calcular dicha inversión. Generalmente sólo es necesario conocer el número de llamadas atendidas, el coste del puesto de trabajo y el tiempo que se dedica a esta tarea.

Para comparar este coste con el que tienen actualmente, aparte de los costes de personal e infraestructura, también hemos de tener muy en cuenta las respuestas a algunas de estas preguntas:

¿Qué coste tiene una llamada mal atendida? y ¿una llamada sin atender? y ¿un mensaje no transmitido a su destinatario?

Las respuestas no serán matemáticas, como la del coste de la inversión, pero sin duda son  esclarecedoras.

Cuando IBM buscaba una empresa que desarrollara el sistema operativo para sus ordenadores personales, no contactó con la mejor, ni con la de mayor desarrollo tecnológico, ni con la que le ofreció el mejor precio. Le concedió el trabajo a la que le cogió el teléfono. Cuenta la leyenda que tras innumerables intentos de comunicarse con distintas empresas, en la última el CEO de Digital Research no se puso al teléfono porque se encontraba viajando en un avión, IBM decidió contratar la producción de su sistema operativo a una, por entonces, pequeña empresa llamada Microsoft.

Tradicionalmente el servicio de atención al cliente ha sido visto como un gasto ineludible para los negocios, una maquinaria obligatoria que intentaba dar los menores problemas posibles pero, desde luego, no era concebido como una fuente de ventaja competitiva, hasta hoy. La evolución de la industria, la tecnología y el comportamiento del consumidor está cambiando la relación que la empresa mantiene con el cliente. La confluencia de las tecnologías como las comunicaciones unificadas y la naturaleza crítica de los consumidores actuales están poniendo de relieve el papel fundamental del servicio de atención al cliente en el cumplimiento del objetivo final de la empresa: aumentar ingresos.

Antes un un cliente insatisfecho tenía un impacto reducido en la reputación de nuestra empresa, ahora con las redes sociales y demás sistemas de comunicación on-line, un sólo cliente insatisfecho puede provocar que nuestra imagen se deteriore enormemente. Debemos utilizar perfectamente cada uno de los canales ya que estos sistemas de comunicación sirven, por un lado a la empresa como altavoz para hacer llegar su producto o servicio a una parte de su target y por el otro, para que el cliente exprese su opinión sobre cualquier aspecto de la empresa. En ambos casos proporcionan un canal bidireccional de comunicación que permite una mayor proximidad entre empresa y cliente pero en absoluto sustituyen a un servicio profesional de atención al cliente.

Indudablemente la inversión en este servicio sigue siendo un punto clave a la hora de soportar esta infraestructura por lo que, siempre atendiendo a las necesidades de cada empresa y cada sector, es necesario tener en cuenta varios aspectos para no naufragar en el mar de los gastos fijos:

  • Es muy habitual que tanto los ingresos como la carga de trabajo sea irregular a lo largo del año, por lo tanto, la maquinaria de atención al cliente no tiene porque ser rígida.
  • Conocer el tipo y la cantidad de tráfico telefónico de nuestra empresa es vital para poder optimizar al máximo los recursos que dedicamos a éste.
  • Las funciones por sí solas no son nada sin alguien cualificado que las lleve a cabo. Derivar tareas a personal no cualificado es la forma más fácil de tener un gasto que irá haciendo mella gota a gota.

Por todo ello, le presentamos nuestro servicio de Atención Telefónica:

¿Cuándo utilizar nuestro servicio?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

LE OFRECEMOS:

  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
  • Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
  • Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
  • Desvío de llamadas a cualquier punto
  • Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
  • Envío de mensajes (mail, sms, fax)
  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Concertación de visitas
  • Telemarketing de Recepción y Emisió
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