por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
La industria de las telecomunicaciones ha crecido enormemente y muchas de las potenciales contribuciones que la tecnología le facilita hacen que el desarrollo de las comunicaciones sea más óptimo, eficaz y, ante todo, de la más alta calidad. De ahí la pregunta que nos hacemos hoy ¿Necesita mi empresa una centralita externa?.
Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica externa es una de ellas. No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica externa es totalmente necesaria en su compañía.
Llega un momento en el que su empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y deberá facilitarles a todos ellos un sistema que gestione sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.
La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces. Debe de estar además, al servicio de las empresas en todo momento.
Centralita externa, conocer el servicio
En primer lugar hay que conocer el servicio. Una centralita externa es un puesto de trabajo externo, con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y que además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Sabemos que una fuente de pérdida de tiempo y de productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que, en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada.
Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que vayan derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que le produce una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Personalización de su centralita
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente.
Existen tantas configuraciones como empresas. Podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador e incluso, si se diera el caso, a cualquier otro sistema digital de captación de llamadas.
Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono, este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas. Por ejemplo podremos dirigir las llamadas a distintas secciones de su negocio, a distintos departamentos, realizar desvíos automáticos y mucho más.
No perderá ninguna llamada y fidelizará a sus clientes
Disfrute ya de los múltiples beneficios de una comunicación sin fronteras.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Debido al sector en el que desarrollamos nuestra actividad, estamos continuamente en contacto con este tipo de dudas y, por lo general, descubrimos que las empresas y los profesionales autónomos no tienen claro todavía porqué no es buena idea utilizar su teléfono personal en su negocio. Nosotros insistimos en tres elementos clave:
Imagen
Cuando el posible cliente hace uso de la información de contacto de una empresa, busca la profesionalidad y el número de teléfono con el que deben contactar para realizar su consulta, es el primer escalón para demostrar que cuidamos ese detalle.
Un teléfono fijo vinculado continuamente a un contestador o un número de teléfono móvil pueden dar una idea errónea del tamaño de la empresa y, probablemente, genere desconfianza respecto a la capacidad de su negocio para abordar un determinado trabajo. Las líneas móviles son de indiscutible utilidad pero no son incompatibles con un número de contacto con prefijo nacional que, además de transmitir confianza, en muchas ocasiones son gratuitos para quien llama. En TRAMITEL podemos disponer de un prefijo para cada una de las regiones donde usted trabaje por un coste sorprendentemente bajo. Sin duda un notable guiño hacia el cliente gracias al efecto proximidad que esto transmite.
Productividad
Por mucho que hayan evolucionado las funciones de gestión de llamadas como los SMS de llamadas perdidas, buzón de voz, mensajes de cortesía, etc., siguen sin alcanzar los beneficios de una línea fija con algunos servicios adicionales.
Apagar el móvil y dejar saltar el contestador o la locución estándar de su compañía telefónica no es una solución práctica para las llamadas fuera del horario de atención al cliente o cuando esté ocupado, ya que la gente no confía en que esos mensajes lleguen a ser escuchados y, por lo general, ni dejan el mensaje ni vuelven a llamar. Aunque la llamada no haya podido ser atendida es necesario contar con un sistema práctico de registro, recepción y posterior contacto y, frecuentemente, el móvil no es la mejor herramienta para llevar ese seguimiento. Muchas empresas todavía desconocen que desde su línea fija pueden gestionar todo el tráfico de llamadas de su negocio ganando en tiempo y en atención al cliente vinculando, por ejemplo, el buzón de voz o el fax con el correo electrónico sin necesidad de estar continuamente consultando incómodos servicios a través del teclado del teléfono.
Privacidad
Navegando por la web de la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones encontramos información muy relevante para conocer quién tiene acceso a nuestro número de teléfono y qué puede hacer con él (y con otra información personal):
Los operadores telefónicos facilitan los datos de sus abonados a plataformas informáticas que, a su vez, vuelcan esos ficheros en un sistema de consultas para poder elaborar guías telefónicas, directorios comerciales, bases de datos… Evidentemente podemos escoger no aparecer en las guías pero aun así algunos servicios pueden seguir accediendo a esos datos. Aquellos usuarios que no quieren recibir publicidad deben solicitarlo a su operador (con todo el papeleo que ello conlleva). Un punto importante es que el sistema no funciona al revés. Es decir que no podemos conseguir información a través de un número de teléfono, o lo que es lo mismo sólo quien tiene acceso a esa plataforma informática, puede conocer la información ligada a su número de teléfono.
Este extracto que hemos elaborado resume por sí solo las desventajas de exponer su número personal a todavía más bases de datos. Que accedan a nuestros datos telefónicos no podemos evitarlo pero desde luego cuanto mayor sea el número de vías por las que circula nuestro teléfono personal mayor será el riesgo de recibir llamadas publicitarias, mensajes de texto y, gracias a las nuevas tecnologías, incluso correos electrónicos que llenan nuestro buzón de voz y minan nuestro tiempo útil.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 31, 2023 | Oficina VIRTUAL
La demanda de oficinas virtuales va al alza, tras descubrir las Pymes, su valor en la competencia dentro de un mercado globalizado. Le sugerimos los puntos a tener en cuenta a la hora de escoger la más adecuada.
Las soluciones de oficina virtual (OV) permiten a las empresas establecer oficinas en un nuevo territorio (o en su mercado local) sin tener que pagar por un espacio físico. Esto les permite competir internacionalmente sin la carga financiera que significa el pago del alquiler de un espacio físico y la contratación del personal necesario.
Le ofrecemos:
- una dirección empresarial en una buena ubicación
- servicio de atención telefónica y administración de correspondencia
- opción de utilización ocasional de espacios de trabajo o salas de reunión
Uno de los beneficios de la globalización es que las personas pueden hacer negocios en cualquier parte. El problema radica en que hacer negocios en cualquier parte puede incrementar los costes hasta un punto insostenible.
Establecer presencia en un nuevo mercado requiere mucho capital, pero sin esta presencia, una empresa puede experimentar dificultades prácticas de todo tipo, en la obtención de licencias o en su acceso a bancos, por citar algunos ejemplos.
Desde la perspectiva del marketing, también es deseable mantener presencia local. Asegura a los contactos que la empresa es auténtica, que está comprometida con los clientes locales y que es fácil contactarla en caso de algún problema.
Una buena dirección de negocio puede dar una potente primera impresión.
La solución de oficina virtual responde a todos esos problemas. Sin embargo, a medida que aumentan las opciones de oficina virtual, es primordial para las empresas considerar los factores esenciales.
Le ofrecemos algunos consejos:
Ubicación: una dirección con prestigio puede hacer maravillas en un membrete, pero también se debe considerar específicamente qué dirección puede ser más beneficiosa para su propio sector.
¿La oficina virtual es un acuerdo permanente o un punto de entrada? Utilizar los servicios de oficina virtual en una ubicación que también ofrezca un lugar de trabajo apropiado le permitirá añadir una presencia física sin necesidad de buscar nuevas instalaciones.
¿Es probable que necesite también instalaciones físicas, como salas de reuniones, espacio para un escritorio…? Verifique que estas opciones estén disponibles.
Atención telefónica: ¿Se atienden las llamadas de forma profesional y rápida? ¿En qué horario funciona la atención telefónica? y ¿qué sucede con los llamadas fuera de ese horario? ¿Existe un servicio de gestión de correspondencia? y ¿con qué frecuencia se envía?
Al establecer una oficina virtual en LEGAL-OFFICE , nuestros clientes pueden continuar rápidamente con su trabajo, con la tranquilidad de que las llamadas están siendo atendidas, los clientes están satisfechos, y los gastos fijos, controlados.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 23, 2022 | Atención Telefónica
¿Nos hemos parado a pensar, si atendemos bien las llamadas que recibimos en nuestro negocio? Por falta de tiempo, infraestructura y profesionales, el 90 % de las llamadas que se reciben son mal atendidas.
¿Las Razones?
- Nuestro teléfono comunica constantemente.
- Períodos vacacionales. ¿Dejan nuestras llamadas de ser atendidas ?.
- Estamos concentrados en nuestro trabajo y el teléfono no para de sonar.
- Los desvíos al móvil, porque nos encontramos fuera del negocio. Por lo general, suena y vamos conduciendo, está fuera de cobertura, nos encontramos en una reunión o atendiendo a un cliente.
Las llamadas no serán atendidas como es debido. Estaremos dando una doble mala imagen, por una parte a nuestro interlocutor y por otra al cliente con quien estemos reunidos. Por una parte no estamos a un 100 % de disponibilidad y por otra, estamos desviando la atención a otro tema diferente al que nos ocupa.
Todas éstas circunstancias que se dan con tanta frecuencia, repercuten de una manera muy negativa en la imagen de nuestro negocio.
Los primeros contactos con clientes, se suelen producir de manera telefónica. Si estos no son atendidos de manera correcta, lo más seguro es que los perdamos para siempre.
No somos sólo una plataforma telefónica. Prestamos un servicio totalmente optimizado y con el grado de personalización que cada cliente necesita.
Las llamadas de nuestros clientes son atendidas por profesionales de la atención telefónica debidamente formados y cualificados para gestionar sus comunicaciones.
¿Cómo funciona el servicio de atención telefónica?
A cada cliente se le asigna un gestor telefónico que atenderá siempre las llamadas de ese cliente. Cada vez que quiera hacer uso del servicio de asistencia telefónica, desviará su teléfono a un número asignado por nosotros y éste será atendido siempre y directamente por su asistente telefónico.
¿Cómo se gestionan las llamadas?
Con profesionalidad y eficacia. Cada cliente, antes de contratar el servicio, mantiene una entrevista previa con su gestor de servicio. Crearán juntos un protocolo de atención con las instrucciones necesarias para atender sus llamadas y le serán asignadas una serie de competencias para que determinadas llamadas puedan ser resueltas en el mismo momento.
Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente
¿Cuándo utilizar nuestro servicio?
nuestro equipo de operadores se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
Le ofrecemos:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 18, 2022 | Diseño WEB
Página diseñada adecuadamente y adaptada a los profesionales de cualquier sector profesional.
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