por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Nuestro servicio de secretariado tiene como misión, obtener y mantener la confianza de cada uno de clientes y proveedores asegurando la máxima coordinación entre todos los departamentos de la empresa. Ofrecer siempre el mejor servicio posible y garantizar la satisfacción de la empresa que decide contratarnos.
Nos ocupamos de:
- Recibir, atender y derivar al público y usuarios internos.
- Atender, derivar y realizar llamadas telefónicas nacionales e internacionales.
- Llevar el registro de comunicaciones.
- Recibir y derivar consultas a las áreas competentes.
- Recepción y distribución del correo y mensajería.
- Elaborar todo tipo de documentación que sea necesaria para la presentación de proyectos.
- Ofrecer apoyo a la dirección comercial en la preparación de la documentación e informes necesarios para la tramitación de expedientes.
- Organizar y mantener actualizados los archivos y las bases de datos de la empresa.
- Proponer y realizar acciones que supongan una optimización y mejora de los procedimientos y tareas encomendadas al puesto.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
El servicio de atención telefónica se encuentra dirigido a satisfacer las necesidades de recepción y emisión de información.
Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.
Estamos especializados en gestión telefónica. Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.
- Efectuar y recibir llamadas telefónicas.
- Gestionar las conexiones y comunicaciones telefónicas entre los interlocutores internos y externos de la empresa.
- Efectuar labores de acogida y asistencia a los visitantes de la empresa.
- Atender al público en general y suministrar la información requerida.
- Conectar llamadas con las diferentes extensiones de la dependencia.
- Realizar las tareas de telemarketing diseñadas y establecidas.
- Atender y emitir contactos comerciales con los clientes, siguiendo métodos de trabajo y actuaciones protocolizadas.
- Recepcionar llamadas para la compra de productos o servicios previamente ofertados de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.
Plataforma de Atención Telefónica adaptada a las necesidades de cada cliente
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
La Oficina Virtual, es la opción elegida por aquellos emprendedores que no desean –o no necesitan– un despacho físico para trabajar.
Actualmente, en el mundo empresarial numerosos emprendedores, emergen a gran velocidad con un alto nivel de proyección. Hablamos de las denominadas Startups. Las oficinas tradicionales ya no son la mejor opción para este tipo de negocios, por eso las Startups, apuestan por las oficinas virtuales.
La falta de recursos o financiación a la que se puede enfrentar un negocio cuando está empezando son obstáculos que le impiden lanzarse al mercado. La contratación de una Oficina Virtual le permite iniciar la actividad en unas 24 horas y con todas las herramientas a su alcance, ahorrando hasta un 75%. Los costes fijos como el alquiler o la renta, el equipamiento y la electricidad, entre otros, suponen un enorme gasto para un emprendedor que debe centrar sus energías en la proyección de su idea.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Transferencia directa de llamadas al número deseado
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Reenvío de correspondencia a la dirección indicada y con la frecuencia deseada
- Reenvío de los faxes recibidos según indicación
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
La industria de las telecomunicaciones ha crecido enormemente y muchas de las potenciales contribuciones que la tecnología le facilita hacen que el desarrollo de las comunicaciones sea más óptimo, eficaz y, ante todo, de la más alta calidad. De ahí la pregunta que nos hacemos hoy ¿Necesita mi empresa una centralita externa?.
Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica externa es una de ellas. No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica externa es totalmente necesaria en su compañía.
Llega un momento en que su empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y deberá facilitarles a todos ellos un sistema que gestione sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.
La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces. Debe de estar además, al servicio de las empresas en todo momento.
Centralita externa, conocer el servicio
En primer lugar hay que conocer el servicio. Una centralita externa es un puesto de trabajo externo, con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y que además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Sabemos que una fuente de pérdida de tiempo y de productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que, en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada.
Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que vayan derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que le produce una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Personalización de su centralita
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente.
Existen tantas configuraciones como empresas. Podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador e incluso, si se diera el caso, a cualquier otro sistema digital de captación de llamadas.
Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono, este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas. Por ejemplo podremos dirigir las llamadas a distintas secciones de su negocio, a distintos departamentos, realizar desvíos automáticos y mucho más.
No perderá ninguna llamada y fidelizará a sus clientes
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Existe un determinado perfil ejecutivo que necesita apoyo externo continuamente. Para estos profesionales hemos lanzado el servicio de Asistente Personal.
A raíz de nuestra experiencia como gestores externos de comunicación, fuimos configurando para un grupo de clientes muy específico, servicios de asistencia personal. Por ello hemos decidido crear un servicio especializado en estas tareas.
Conociendo nuestro nuevo servicio de Asistente Personal
Se trata de abarcar todo tipo de tareas organizativas y burocráticas que tengan que ver tanto con la vida profesional de nuestro cliente como con su tiempo de ocio y familiar.
Desde recibir y cumplimentar documentos oficiales, reservas de hotel y vehículos, hasta la gestión de viajes tanto profesionales como familiares, además de la dedicación exclusiva a su línea telefónica privada y a su agenda.
Contamos con profesionales de grandes cualidades resolutivas que, con un minucioso cuidado y profesionalidad velan por el tiempo de nuestro cliente y cuidan su imagen corporativa.
Contamos ya con varios clientes que se benefician de un/a asistente personal que atiende sus llamadas, organiza sus reuniones, resuelve su papeleo y se ocupa de sus gestiones personales y/o domésticas.
Un caso real
Un alto ejecutivo de una multinacional afincada en nuestro país, además de su equipo organizativo, necesitaba apoyo externo para determinadas tareas que mezclaban elementos personales y profesionales.
Tras un exhaustivo análisis de sus rutinas y responsabilidades, confeccionamos un servicio exclusivo mediante el cual, su asistente personal recibe todas las llamadas a través de una línea telefónica propia, filtrando las que deben ir a su oficina y las que tratan temas personales.
Se ocupa también de llevar su agenda en tiempo real y de cuadrar sus desplazamientos y reuniones para que tengan el menor impacto sobre su vida doméstica y, entre otras pequeñas gestiones, organizar ciertos temas burocráticos de sus propiedades inmobiliarias.
El resultado: el cliente ocupa menos tiempo en sus gestiones dedicándose exclusivamente a las grandes responsabilidades de su puesto de trabajo, experimentando así una mejora considerable en cuanto a conciliación de vida familiar y profesional.
Aumente su productividad y optimice al máximo su tiempo libre.
