por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Avanzada plataforma tecnológica de Atención Telefónica, al alcance de todos sus clientes.
Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
Nuestro servicio de Atención Telefónica, proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio. El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.
Estamos especializados en gestión telefónica.
Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.
Atendemos todos los días del mes, a todas horas, durante el día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.
Los operadores se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad.
Todas las llamadas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
¿CUÁNDO UTILIZAR NUESTRO SERVICIO?
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
LE OFRECEMOS:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de expedientes
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Nuestro servicio de secretariado tiene como misión, obtener y mantener la confianza de cada uno de clientes y proveedores asegurando la máxima coordinación entre todos los departamentos de la empresa. Ofrecer siempre el mejor servicio posible y garantizar la satisfacción de la empresa que decide contratarnos.
Nos ocupamos de:
- Recibir, atender y derivar al público y usuarios internos.
- Atender, derivar y realizar llamadas telefónicas nacionales e internacionales.
- Llevar el registro de comunicaciones.
- Recibir y derivar consultas a las áreas competentes.
- Recepción y distribución del correo y mensajería.
- Elaborar todo tipo de documentación que sea necesaria para la presentación de proyectos.
- Ofrecer apoyo a la dirección comercial en la preparación de la documentación e informes necesarios para la tramitación de expedientes.
- Organizar y mantener actualizados los archivos y las bases de datos de la empresa.
- Proponer y realizar acciones que supongan una optimización y mejora de los procedimientos y tareas encomendadas al puesto.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
A pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas siguen recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.
Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas diseñamos un perfecto protocolo para ofertarle nuestro servicio de secretariado virtual. Es decir, una secretaria externa atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico y que en ningún caso permite al cliente saber que está hablando con un servicio externo. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.
Nuestro Servicio de secretariado virtual le ofrece:
- Atención de llamadas en castellano, catalán, inglés o francés de 9:00h a 20:00h.
- Únicamente dos especialistas en atención telefónica, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas sus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
- Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
- Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según las instrucciones de nuestro cliente.
- Transferencia inmediata con interconsulta al teléfono que nos indique el cliente.
- Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
- Realizamos llamadas salientes, tanto para trasladar sus mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
- Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándonos, mediante telnet, en el sistema informático del cliente.
- Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.
Por todos los beneficios que aporta el secretariado virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a la externalización de este servicio.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Una buena atención al cliente destaca por el conocimiento del producto, la inmediatez y los buenos profesionales.
¿Y si además fuera económica?
Lejos están los tiempos en los que el hecho de dedicar un espacio físico, recursos informáticos y varios operadores (con la inversión que ello conlleva) era la excusa perfecta para derivar estas tareas a secretarias, becarios o cualquier otro departamento no especializado. Nuestro servicio externo de atención al cliente le ofrece el personal especializado en las necesidades, productos y servicios de una empresa determinada hasta el punto en que se convierten en parte del equipo y facilitan una respuesta ágil a las demandas de sus clientes.
Las principales ventajas de esta externalización son la escasa inversión económica, la flexibilidad de cómo se quiere ofrecer el servicio y la rigurosidad tanto en el trato como en los procesos de gestión de la información.
Desde nuestro punto de vista, es imprescindible integrar el área externa en el comportamiento y protocolos de recepción de información de la propia empresa. Así, el cliente se siente bien atendido gracias a un trato cercano y sin ninguna duda de que lo está atendiendo personal especializado en el producto o servicio. Todo ello, gracias a una formación exhaustiva y a un estudio completo de los protocolos de recepción de llamadas. Si a esto le sumamos la monitorización de las llamadas y los informes que se pueden consultar, tenemos un servicio que puede ahorrarnos muchos quebraderos de cabeza en nuestra oficina.
Características más destacables del servicio:
- Elevadísima reducción de costes.
- Descarga de trabajo para el personal de otros departamentos.
- Aumento de la satisfacción de los clientes.
- Mejora de la recolección de datos e información útil proveniente de los clientes.
- Reducción del tiempo de respuesta a las consultas o problemas.
- Mejora de la imagen proyectada hacia los clientes.
- Aumento de la competitividad respecto a otras empresas similares.
Grandes, medianas y pequeñas empresas necesitan mejorar continuamente el área de atención al cliente. Externalizar este servicio se convierte en la herramienta indispensable para crecer y mantener a los clientes que son sin duda lo más importante para la supervivencia de nuestro negocio.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
La industria de las telecomunicaciones ha crecido enormemente y muchas de las potenciales contribuciones que la tecnología le facilita hacen que el desarrollo de las comunicaciones sea más óptimo, eficaz y, ante todo, de la más alta calidad. De ahí la pregunta que nos hacemos hoy ¿Necesita mi empresa una centralita externa?.
Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica externa es una de ellas. No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica externa es totalmente necesaria en su compañía.
Llega un momento en que su empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y deberá facilitarles a todos ellos un sistema que gestione sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.
La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces. Debe de estar además, al servicio de las empresas en todo momento.
Centralita externa, conocer el servicio
En primer lugar hay que conocer el servicio. Una centralita externa es un puesto de trabajo externo, con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y que además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Sabemos que una fuente de pérdida de tiempo y de productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que, en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada.
Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que vayan derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que le produce una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Personalización de su centralita
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente.
Existen tantas configuraciones como empresas. Podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador e incluso, si se diera el caso, a cualquier otro sistema digital de captación de llamadas.
Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono, este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas. Por ejemplo podremos dirigir las llamadas a distintas secciones de su negocio, a distintos departamentos, realizar desvíos automáticos y mucho más.
No perderá ninguna llamada y fidelizará a sus clientes
