por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
El teléfono es una herramienta imprescindible en la comunicación comercial. Cuidamos al máximo nuestra actitud durante la comunicación telefónica con sus clientes.
La imagen de una empresa depende en gran medida de la calidad de la atención telefónica.
Le ofrecemos un servicio de Atención Telefónica Personalizada, profesional y nos adaptamos a sus necesidades. Tendrá un número de teléfono propio (DDI) siempre atendido según sus instrucciones y en horario continuado.
- No tendrá más llamadas sin atender: Podrá reunirse con sus clientes, irse de vacaciones o simplemente desconectar, sabiendo que su teléfono está siendo perfectamente atendido.
- Mejorará la imagen de su empresa, ya que tendrá a su disposición el apoyo de teleoperadores/as y personal administrativo que atenderá de una forma totalmente profesional sus llamadas.
- Reducción de carga de trabajo: Evite el tener que atender a llamadas publicitarias o llamadas comerciales sin ninguna importancia para su negocio.
- Ahorro en la contratación de personal: No tendrá que contratar a una persona exclusivamente para que atienda su teléfono (con el consiguiente ahorro de sueldo, seguridad social, bajas, vacaciones etc.).
Estamos especializados en gestión telefónica.
Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.
Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.
Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.
¿CUÁNDO UTILIZAR NUESTRO SERVICIO?
Los operadores se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
LE OFRECEMOS:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Un servicio de atención telefónica de calidad.
¿Su trabajo le requiere pasar mucho tiempo fuera de la oficina, en reuniones, visitas… haciéndole perder muchas llamadas? No pierda más oportunidades, ni contactos.
Con nuestro servicio, sus llamadas siempre estarán atendidas y siempre lo serán bajo sus instrucciones y criterios. Nuestro servicio, es tan sencillo y transparente como todos aquellos trabajos profesionales que se desarrollan bajo un esmerado protocolo de control de calidad.
1.- DESVÍO DE SUS LLAMADAS o ASIGNACIÓN DE NÚMERO
El trabajo con TRAMITEL es muy sencillo. En una primera fase desviaremos su número de teléfono a nuestra plataforma de atención telefónica para atender sus llamadas mientras usted está en una reunión, una visita, en sus horas de descanso…
Cuando sus contactos marquen su número, su secretaria lo atenderá respondiendo con el nombre de su empresa y saludará al interlocutor siguiendo el protocolo de atención que usted establezca.
Si no necesita desviar su teléfono podemos asignarle un número de teléfono que atenderemos por usted, en nombre de su empresa.
2.- ATENCIÓN DE SUS LLAMADAS
A partir de que usted empiece a trabajar con nosotros y una vez tenga su número asignado, su secretaria podrá realizar las siguientes funciones al atender una llamada:
- Transferirla a su número personal con interconsulta
- Tomar nota del recado que desee dejar la persona que llama
- Anotar su número para devolver la llamada más tarde
- Ofrecer información comercial de su empresa
- Recoger y anotar cualquier incidencia o cuestión relacionada con una postventa o atención al cliente
- Seguir otro protocolo de atención específico que usted haya requerido
3.- REPORTARLE TODA LA INFORMACIÓN REGISTRADA
Cuando usted lo desee, puede contactar con su secretaria para ponerse al corriente de todo lo acontecido. Igualmente, será informado por el método que usted elija (mail, sms, whatsapp…) de todas las comunicaciones registradas durante la jornada.
Con TRAMITEL su oficina nunca estará desconectada y su negocio siempre estará atendido.
Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente
¿Cuándo utilizar nuestro servicio?
Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
Le ofrecemos:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
La tecnología aplicada al servicio de «Teleoperadora Virtual» ¿Sabía que una mala práctica revolucionó la atención telefónica de las empresas?
A finales del siglo XIV, Almon Brown Strowger, un empresario de pompas fúnebres estadounidense, se cansó de que todas las llamadas de sus clientes que preguntaban por la funeraria, fueran redirigidas a su competidor.
Esto no sucedía por arte de magia sino porque la mujer del competidor era la telefonista local y se encargaba, con criterio y buen hacer, de desviar todas las llamadas a la empresa de su marido.
Tal cosa no deja de ser una anécdota más pero dejó una idea que se convirtió en el germen, ya no sólo de la automatización de las teleoperadoras sino de las líneas de atención al cliente.
La atención telefónica de su empresa gestionada por un servicio de teleoperadora virtual.
Dependiendo de la empresa, es habitual encontrar PYMES donde la actividad telefónica es algo con lo que lidiar en lugar de algo de lo que beneficiarse.
Muchos de nuestros clientes confiaban el tráfico de las llamadas a una o varias personas que, con toda la buena voluntad del mundo, eran el filtro humano que se encargaba del recorrido de las llamadas.
Esta fórmula tradicional pronto deja de funcionar si el negocio prospera. Esto pasa principalmente por tres razones:
- El volumen de llamadas y el número de departamentos aumenta hasta que se hace insostenible por mucho empeño que el profesional ponga.
- El profesional está sobrecargado de funciones y la atención telefónica es un añadido que lleva como mejor puede y sabe.
- El criterio y buen hacer (esta vez bienintencionado y no como en la anécdota) del profesional fallan por la causa que sea.
Estudiamos de sus necesidades
Hay pocas pymes que estudien su tráfico de llamadas ya que, seguramente, cuando empezaron era un área básica y poco valorada.
Con el tiempo es más que necesario revisar y ver cuál sería la forma más productiva, y por lo tanto la que dará mayores beneficios a la hora de atender las llamadas telefónicas.
Por consiguiente, desviar parte de ese trabajo contratando un servicio de Teleoperadora Virtual mejorará las comunicaciones y ayudará a que el resto de profesionales de su empresa, rindan más y aumenten su productividad.
Puede que esté pensando… mis competidores no tienen ninguna infiltrada que les derive las llamadas de mis clientes pero, en realidad, una gestión telefónica no adecuada al funcionamiento de su empresa puede regalarles clientes de igual modo.
Contamos con la mejor tecnología y con profesionales altamente cualificados
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Nuestro servicio de SECRETARIADO VIRTUAL proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio.
Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.
Servicio de Secretariado Virtual
Le ofrecemos:
- Atención y filtrado de llamadas de teléfono y visitas.
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas).
- Gestión, clasificación, trámites documentarios y archivo de correspondencia.
- Redacción de correspondencia (cartas, faxes y correo electrónico)
- Facturación y Presupuestos
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes).
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación).
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets).
Estamos especializados en gestión telefónica.
Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.
Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.
Disfrute ya de nuestro servicio de Secretariado Virtual y optimice el funcionamiento de su empresa.
SU NEGOCIO PERMANENTEMENTE ATENDIDO…
Coordine su actividad profesional con nuestro departamento administrativo y de atención al cliente
NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES:
Profesionales de cualquier sector que precisen apoyo administrativo y /o de gestión telefónica
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
La amabilidad, profesionalidad y saber hacer del secretariado virtual.
Estos días viaja por twitter una foto que bien podría ser una lección estupenda de inteligencia emocional ante los clientes. Como sugiere la imagen, la amabilidad y las buenas formas se recompensan y lo que es más importante, generan más amabilidad.
Igual que una discusión se va encendiendo conforme los interlocutores van siendo menos flexibles el uno con el otro también es muy fácil comprobar que ante una persona enfadada, podemos lograr que se tranquilice con algo de paciencia, amabilidad y saber hacer.
¿Cuál es el secreto para reconducir una conversación difícil con un cliente a nuestro campo?
Aquí van algunos consejos prácticos para aquellas personas que trabajen de cara al público o tras una línea telefónica:
Con un poco de paciencia, puede conseguir que su forma de comunicarse vaya calando poco a poco en el mal humor de su interlocutor y se comporte cada vez de forma más amable.
En ocasiones es difícil ver que así será y nos darán ganas de tirar la toalla pero por norma general, la amabilidad es contagiosa.
En la era de la informática en la que podemos medir y almacenar datos de clientes de todo tipo, nuestros sentidos más básicos cobran una importancia tremenda a la hora de detectar el estado de ánimo del cliente.
No sólo el tono de voz o el volumen nos darán todas las claves sino que será una mezcla de elementos y de como se combinan entre sí.
Si ponemos atención y escuchamos con un poco de detalle, el mismo cliente nos dará las claves para atenderle correctamente.
Tal vez en el pasado la gente se acababa conformando con un “sí claro, le entiendo perfectamente” pero hoy en día los clientes están hartos de palabras vacías.
Escuchemos de verdad lo que dice la otra persona, con atención, activamente y tratando de comprender sus problemas. Sólo si de verdad le entendemos perfectamente, podremos solucionar su problema y la conversación podrá seguir los cauces habituales sin malestar ni crispación.
Nunca sobra. Ponerse en el lugar de la otra persona es crucial para que baje las revoluciones y pase de un estado de ánimo alterado y poco conciliador a una posición más pacífica y más predispuesta a la comunicación.
Intentemos hacer nuestro el problema en la medida de lo posible y que el cliente se de cuenta.
Es irritante para el cliente tratar tu problema con muchas personas por lo tanto, en la manera de lo posible, tratemos de solucionar su consulta nosotros mismos y si no es posible, nos aseguraremos que dejamos claro que sabemos quién puede ayudarle, explicándole el cargo que ocupa y facilitándole el nombre y los apellidos de quien le va a atender.
Estos son algunos apuntes útiles de cómo mantener una conversación correcta, amable y productiva aunque haya comenzado con mal pie.
SECRETARIADO VIRTUAL, la manera más efectiva y satisfactoria de atender a sus clientes
