por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
A pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas siguen recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.
Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas diseñamos un perfecto protocolo para ofertarle nuestro servicio de secretariado virtual. Es decir, una secretaria externa atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico y que en ningún caso permite al cliente saber que está hablando con un servicio externo. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.
Nuestro Servicio de secretariado virtual le ofrece:
- Atención de llamadas en castellano, catalán, inglés o francés de 9:00h a 20:00h.
- Únicamente dos especialistas en atención telefónica, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas sus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
- Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
- Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según las instrucciones de nuestro cliente.
- Transferencia inmediata con interconsulta al teléfono que nos indique el cliente.
- Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
- Realizamos llamadas salientes, tanto para trasladar sus mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
- Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándonos, mediante telnet, en el sistema informático del cliente.
- Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.
Por todos los beneficios que aporta el secretariado virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a la externalización de este servicio.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Oficina VIRTUAL
La Oficina Virtual, es la opción elegida por aquellos emprendedores que no desean –o no necesitan– un despacho físico para trabajar.
Actualmente, en el mundo empresarial numerosos emprendedores, emergen a gran velocidad con un alto nivel de proyección. Hablamos de las denominadas Startups. Las oficinas tradicionales ya no son la mejor opción para este tipo de negocios, por eso las Startups, apuestan por las oficinas virtuales.
La falta de recursos o financiación a la que se puede enfrentar un negocio cuando está empezando son obstáculos que le impiden lanzarse al mercado. La contratación de una Oficina Virtual le permite iniciar la actividad en unas 24 horas y con todas las herramientas a su alcance, ahorrando hasta un 75%. Los costes fijos como el alquiler o la renta, el equipamiento y la electricidad, entre otros, suponen un enorme gasto para un emprendedor que debe centrar sus energías en la proyección de su idea.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Transferencia directa de llamadas al número deseado
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Reenvío de correspondencia a la dirección indicada y con la frecuencia deseada
- Reenvío de los faxes recibidos según indicación
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Secretariado Jurídico
Existe un determinado perfil ejecutivo que necesita apoyo externo continuamente. Para estos profesionales hemos lanzado el servicio de Asistente Personal.
A raíz de nuestra experiencia como gestores externos de comunicación, fuimos configurando para un grupo de clientes muy específico, servicios de asistencia personal. Por ello hemos decidido crear un servicio especializado en estas tareas.
Conociendo nuestro nuevo servicio de Asistente Personal
Se trata de abarcar todo tipo de tareas organizativas y burocráticas que tengan que ver tanto con la vida profesional de nuestro cliente como con su tiempo de ocio y familiar.
Desde recibir y cumplimentar documentos oficiales, reservas de hotel y vehículos, hasta la gestión de viajes tanto profesionales como familiares, además de la dedicación exclusiva a su línea telefónica privada y a su agenda.
Contamos con profesionales de grandes cualidades resolutivas que, con un minucioso cuidado y profesionalidad velan por el tiempo de nuestro cliente y cuidan su imagen corporativa.
Contamos ya con varios clientes que se benefician de un/a asistente personal que atiende sus llamadas, organiza sus reuniones, resuelve su papeleo y se ocupa de sus gestiones personales y/o domésticas.
Un caso real
Un alto ejecutivo de una multinacional afincada en nuestro país, además de su equipo organizativo, necesitaba apoyo externo para determinadas tareas que mezclaban elementos personales y profesionales.
Tras un exhaustivo análisis de sus rutinas y responsabilidades, confeccionamos un servicio exclusivo mediante el cual, su asistente personal recibe todas las llamadas a través de una línea telefónica propia, filtrando las que deben ir a su oficina y las que tratan temas personales.
Se ocupa también de llevar su agenda en tiempo real y de cuadrar sus desplazamientos y reuniones para que tengan el menor impacto sobre su vida doméstica y, entre otras pequeñas gestiones, organizar ciertos temas burocráticos de sus propiedades inmobiliarias.
El resultado: el cliente ocupa menos tiempo en sus gestiones dedicándose exclusivamente a las grandes responsabilidades de su puesto de trabajo, experimentando así una mejora considerable en cuanto a conciliación de vida familiar y profesional.
Aumente su productividad y optimice al máximo su tiempo libre.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 31, 2023 | Oficina VIRTUAL
Trabajar desde casa es muy emocionante porque te ofrece la oportunidad de hacerlo de forma cómoda pero a la vez eficiente y productiva. Sin embargo, si la oficina en casa es demasiado casual, o no está bien separada del ambiente de la casa, toda esa energía y productividad puede perderse.
Hoy vamos a enseñarte cómo crear tu propia oficina en casa, cuáles son los elementos más importantes que debes tener en cuenta para crearla y trabajar de forma efectiva para aumentar tu productividad.
¿Qué trabajo realizarás?
Antes de empezar a comprar muebles, o elegir una habitación para instalar tu oficina en casa, debes hacerte algunas preguntas que te guiarán para organizar mejor ese espacio:
- ¿Qué harás en tu espacio de trabajo?¿Escribirás en la computadora, tendrás que imprimir algo? ¿O tu trabajo es creativo y necesitarás espacio para tus diseños?
- ¿Qué tipo de trabajo necesitas hacer?¿Tienes que diseñar patrones de ropa, escribir artículos en el ordenador, o crear manualidades con tus manos?
- ¿Tus clientes visitarán tu oficina?
- ¿Tienes socios y tendrán que acudir a tu despacho para realizar trabajo en equipo?
- ¿Qué tipos de materiales necesitarás almacenar?
- ¿Qué equipamiento necesitas para realizar tu trabajo?
- ¿En qué horas harás la mayor parte de tu trabajo? ¿Por la mañana, la tarde? ¿Quizás es un empleo nocturno?
- ¿Necesitarás hacer llamadas por teléfono o hablar por videoconferencia?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a organizar mejor tu oficina en casa.
Por ejemplo, si tu empleo consiste sólo en utilizar tu computadora, no vas a recibir visitas de nadie, y tus horas laborables son por la mañana, puedes elegir una habitación pequeña o mediana que cuente con buenas ventanas donde entre la luz natural. Pero si vas a trabajar desde casa, y necesitas recibir a tus clientes o socios, deberás buscar un espacio suficientemente grande para poner un par de sillones o sillas para estas personas, y asegurarte que esté bien separado del resto de tu hogar.
Encuentra el lugar perfecto
Para que tu oficina en casa esté bien organizada, debes elegir un lugar adecuado y sobre todo apartado que tenga como única misión ser tu espacio de trabajo. No es buena idea elegir un espacio como un rincón de tu salón por ejemplo, o el escritorio de la habitación donde duermes.
Si lo haces, te encontrarás muy a menudo teniendo que cambiar de sitio porque esos son lugares que también suelen usar otras personas que viven contigo (compañeros de piso, tu pareja, tus hijos, tus padres, tus hermanos…).
Lo mejor es que elijas alguna habitación que te sobre en casa, donde no acostumbre a entrar nadie, y que esté bien aislada de ruidos e interferencias.
Analiza tu espacio de trabajo
Una vez hayas escogido una habitación, evalúa cómo puedes organizar ese espacio para aprovecharlo al máximo. Es bueno que mantengas en un mismo espacio todos los materiales que necesites. No es buena idea por ejemplo tener en tu habitación de trabajo la computadora, y en otra habitación distinta la impresora o folios, carpetas y bolígrafos que necesitarás para realizar tus tareas. Con eso sólo conseguirás estar todo el día de un lado para otro, y perderás mucha concentración y tiempo mientras trabajas.
Así que analiza bien el espacio de trabajo del que dispones, haz una lista de todas las cosas que necesitarás a diario para trabajar, y mira en qué lugar puede ir cada material o equipamiento.
Puedes comprar algún artículo de almacenamiento como cajas, algún estante, o un pequeño armario para guardar todo lo que necesites y tenerlo siempre a mano y organizado. No te olvides de mantener el resto de tu casa libre de objetos que pertenezcan a tu trabajo.
Mantendrás un balance saludable entre tu vida personal y la profesional, y te permitirá relajarte en casa cuando no estés trabajando.
¿Estás cómodo en tu nueva oficina?
Es fácil desanimarse y ser muy poco productivo si el lugar de trabajo no es cómodo. Por eso una vez que hayas analizado y organizado dónde irán todos los materiales que necesitas en tu jornada laboral, debes también pensar en ti mismo.
Tú eres el corazón de tu oficina, la persona que realiza el trabajo y que hace que todo lo demás funcione. Por eso es imprescindible que estés cómodo y a gusto desde el primer minuto en el que te sientas a trabajar hasta el último.
Y si aún así sientes que necesitas un apoyo externo, te invitamos a probar nuestro
Servicio de Secretariado
Proporcionamos soporte administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector para optimizar el funcionamiento de su negocio. Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 21, 2023 | Oficina VIRTUAL
A continuación les exponemos el caso de Jorge, un nuevo cliente que ha contratado nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Les contamos…
Jorge es asesor fiscal y contactó con nosotros porque tenía problemas a la hora de atender todas las llamadas que recibía tanto en su despacho como en su móvil.
Dadas las características de su trabajo, la mayor parte de tiempo visita clientes y la última semana de cada mes está fuera.
Su atención telefónica no estaba siendo profesional ni para atender a sus clientes actuales ni mucho menos para los posibles nuevos clientes. Además trabaja con organismos oficiales que todavía utilizan el fax y esto provocaba idas y venidas al despacho simplemente para recoger los documentos.
Tenía cierta reticencia a delegar algo tan importante como la primera imagen telefónica de su empresa. Por ello le explicamos rápidamente que nuestro servicio de Secretaria Virtual no tiene ningún tipo de atadura ni permanencia. Si un cliente nos prueba y no está satisfecho, simplemente deja de utilizar nuestro servicio.
Análisis del servicio
Una vez analizada la situación, pusimos a su disposición una secretaria virtual con una línea telefónica para su uso exclusivo y vinculada a sus teléfonos fijo y móvil.
El servicio elegido, incluía un servicio de recepción de fax y reenvío a su cuenta de correo electrónico. Además se habilitó buzón de voz personalizado que enviaba el audio registrado durante la llamada a su correo electrónico de forma inmediata, en tiempo real.
Diseño y protocolo del servicio
Una vez diseñada la infraestructura de comunicaciones, se estableció la pauta de actuación:
- Protocolo de atención telefónica
Tras una entrevista personal configuramos y personalizamos la forma de atender las llamadas de cada cliente.
Organizamos una jerarquía y una manera de actuar: clientes prioritarios, tipo de respuestas, información a facilitar dependiendo del tipo de llamada, franjas horarias, emergencias, etc. Pasamos este protocolo a un sistema informático y una operadora especializada lo sigue en cada llamada.
Seguimiento: de nada sirve todo este protocolo si cada vez que llama un cliente ha de repetir lo mismo que la vez anterior. Además de un registro informático de las llamadas con los datos, temas de consulta y como se actuó en cada una de ellas, garantizamos un número fijo de operadoras a su cuenta que son siempre las que atienden sus llamadas consiguiendo que conozcan al mínimo detalle la forma de operar de su empresa.
El resultado final fue tan satisfactorio que Jorge ha mejorado notablemente la atención telefónica de su empresa.
Ha ganado tiempo y además ninguno de sus clientes es capaz de distinguir que somos un servicio externo.
Jorge lleva ya siete meses con nosotros y gracias a su recomendación tenemos dos clientes más que han confiado en nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Pruebe hoy mismo nuestro servicio
SECRETARIA VIRTUAL, Satisfacción Garantizada
