Trabajar desde casa es muy emocionante porque te ofrece la oportunidad de hacerlo de forma cómoda pero a la vez eficiente y productiva. Sin embargo, si la oficina en casa es demasiado casual, o no está bien separada del ambiente de la casa, toda esa energía y productividad puede perderse.
Hoy vamos a enseñarte cómo crear tu propia oficina en casa, cuáles son los elementos más importantes que debes tener en cuenta para crearla y trabajar de forma efectiva para aumentar tu productividad.
¿Qué trabajo realizarás?
Antes de empezar a comprar muebles, o elegir una habitación para instalar tu oficina en casa, debes hacerte algunas preguntas que te guiarán para organizar mejor ese espacio:
- ¿Qué harás en tu espacio de trabajo?¿Escribirás en la computadora, tendrás que imprimir algo? ¿O tu trabajo es creativo y necesitarás espacio para tus diseños?
- ¿Qué tipo de trabajo necesitas hacer?¿Tienes que diseñar patrones de ropa, escribir artículos en el ordenador, o crear manualidades con tus manos?
- ¿Tus clientes visitarán tu oficina?
- ¿Tienes socios y tendrán que acudir a tu despacho para realizar trabajo en equipo?
- ¿Qué tipos de materiales necesitarás almacenar?
- ¿Qué equipamiento necesitas para realizar tu trabajo?
- ¿En qué horas harás la mayor parte de tu trabajo? ¿Por la mañana, la tarde? ¿Quizás es un empleo nocturno?
- ¿Necesitarás hacer llamadas por teléfono o hablar por videoconferencia?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a organizar mejor tu oficina en casa.
Por ejemplo, si tu empleo consiste sólo en utilizar tu computadora, no vas a recibir visitas de nadie, y tus horas laborables son por la mañana, puedes elegir una habitación pequeña o mediana que cuente con buenas ventanas donde entre la luz natural. Pero si vas a trabajar desde casa, y necesitas recibir a tus clientes o socios, deberás buscar un espacio suficientemente grande para poner un par de sillones o sillas para estas personas, y asegurarte que esté bien separado del resto de tu hogar.
Encuentra el lugar perfecto
Para que tu oficina en casa esté bien organizada, debes elegir un lugar adecuado y sobre todo apartado que tenga como única misión ser tu espacio de trabajo. No es buena idea elegir un espacio como un rincón de tu salón por ejemplo, o el escritorio de la habitación donde duermes.
Si lo haces, te encontrarás muy a menudo teniendo que cambiar de sitio porque esos son lugares que también suelen usar otras personas que viven contigo (compañeros de piso, tu pareja, tus hijos, tus padres, tus hermanos…).
Lo mejor es que elijas alguna habitación que te sobre en casa, donde no acostumbre a entrar nadie, y que esté bien aislada de ruidos e interferencias.
Analiza tu espacio de trabajo
Una vez hayas escogido una habitación, evalúa cómo puedes organizar ese espacio para aprovecharlo al máximo. Es bueno que mantengas en un mismo espacio todos los materiales que necesites. No es buena idea por ejemplo tener en tu habitación de trabajo la computadora, y en otra habitación distinta la impresora o folios, carpetas y bolígrafos que necesitarás para realizar tus tareas. Con eso sólo conseguirás estar todo el día de un lado para otro, y perderás mucha concentración y tiempo mientras trabajas.
Así que analiza bien el espacio de trabajo del que dispones, haz una lista de todas las cosas que necesitarás a diario para trabajar, y mira en qué lugar puede ir cada material o equipamiento.
Puedes comprar algún artículo de almacenamiento como cajas, algún estante, o un pequeño armario para guardar todo lo que necesites y tenerlo siempre a mano y organizado. No te olvides de mantener el resto de tu casa libre de objetos que pertenezcan a tu trabajo.
Mantendrás un balance saludable entre tu vida personal y la profesional, y te permitirá relajarte en casa cuando no estés trabajando.
¿Estás cómodo en tu nueva oficina?
Es fácil desanimarse y ser muy poco productivo si el lugar de trabajo no es cómodo. Por eso una vez que hayas analizado y organizado dónde irán todos los materiales que necesitas en tu jornada laboral, debes también pensar en ti mismo.
Tú eres el corazón de tu oficina, la persona que realiza el trabajo y que hace que todo lo demás funcione. Por eso es imprescindible que estés cómodo y a gusto desde el primer minuto en el que te sientas a trabajar hasta el último.
Y si aún así sientes que necesitas un apoyo externo, te invitamos a probar nuestro
Servicio de Secretariado
Proporcionamos soporte administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector para optimizar el funcionamiento de su negocio. Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
