SECRETARIA VIRTUAL…lo último en servicios externos

SECRETARIA VIRTUAL…lo último en servicios externos

Están de moda…. Son la nueva realidad para los empresarios modernos que entienden la importancia de optimizar el tiempo cuando se habla de lanzar y consolidar un negocio.

En el lanzamiento de un proyecto, la diferencia entre el éxito y el fracaso reside en tener enfoque y en centrarse en las acciones que realmente van a dar dinero.

Por eso cada vez son más los empresarios que deciden contratar el servicio de una Secretaria Virtual Online para que gestione su día a día y les facilite y ayude con el trabajo, pudiendo ser así más productivos.

Este es el objetivo principal de una Secretaria Virtual, ayudarte a gestionar tu día a día con organización y precisión para que tú puedas ir más rápido.

Este tipo de trabajo, entre otros requisitos, necesita de una persona con precisión y eficacia.

Sabemos, por propia experiencia, las características que debe reunir una buena Secretaria Virtual.

Los requisitos de una buena Secretaria Virtual

  • Buena redacción y ortografía
  • Excelente expresión verbal y escrita
  • Dominio de la ofimática
  • Manejo de las Redes Sociales
  • Dinámica, proactiva, responsable y organizada

…en definitiva, desenvolverse perfectamente en cualquier área de gestión administrativa. Reuniendo todas estas cualidades tienes una Secretaria Virtual muy profesional y capaz para ayudarte a gestionar tu día a día

Si quieres ser más productivo en tu trabajo y estás interesado en contratar una Secretaria Virtual te invitamos a que descubras nuestros servicios profesionales.

Define el perfil profesional que necesitas y nosotros te lo proporcionamos. Protocolo completamente personalizado puesto que cada cliente necesita realizar tareas concretas.


Servicio de Secretariado Virtual «a la carta»
Sé operativo desde el minuto uno. Sin gastos ocultos ni complicaciones.
Todo incluido. Para que te preocupes de llevar a cabo tu negocio.
Del resto, nos ocupamos nosotros

Te ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE TUS NECESIDADES 

ATENCIÓN TELEFÓNICA ¿una mala experiencia?

ATENCIÓN TELEFÓNICA ¿una mala experiencia?

Para la gran mayoría de las personas una mala experiencia perdura en la memoria mucho más que una buena y, de hecho, hacen falta muchas experiencias positivas para olvidar una negativa.

Dentro de nuestro sector ocurre algo similar con el servicio de atención de llamadas. ¿Cuántas veces hemos estado hablando con teleoperadores de compañías telefónicas para resolver un problema y hemos acabado desesperados? Situaciones parecidas hacen que empresas y consumidores tengan una imagen equivocada de lo que este servicio puede aportar.

Esa es la razón por la que siempre tratamos de explicar lo que es y lo que no es el servicio que ofrecemos.

A grandes rasgos, podemos definirlo de la siguiente manera:

Qué NO es un servicio de atención de llamadas:

  • Teleoperadores/as que atienden las llamadas de un número ilimitado de empresas indistintamente, en un entorno poco corporativo y bastante ruidoso.
  • Personal totalmente ajeno a la empresa que genera rechazo en los clientes.
  • Un servicio ligado completamente a un guión y, cuando la consulta no cuadra en ese guión, se desestima o se deja sin resolver.
  • Una barrera para evitar darle información a los usuarios pero que intenta «colarles» la impresión de que han sido atendidos.
  • Un departamento «tan» externo que se desentiende de otras consultas que no estén en su campo de actuación.

Qué SÍ es un servicio de atención de llamadas:

  • Un equipo profesional formado exclusivamente para una empresa.
  • Operadores/as que, a pesar de ser externos/as, el llamante no puede diferenciarlas de un miembro de la empresa.
  • Un departamento para resolver las dudas que, aunque sean demasiado específicas, se trasladan la persona que sí puede y se realiza un seguimiento a posteriori hasta su resolución.
  • Un servicio donde redireccionar no sólo líneas telefónicas sino emails de contacto,fax y correspondencia para atender a todas las consultas.
  • Un primer contacto de calidad con la empresa con el objetivo de ayudar a los clientes y mejorar la imagen de la compañía.

Y en general todo lo que le pediría a un servicio externo a la hora de confiar en la recepción de las llamadas de una forma profesional y eficaz.

Trabajamos cada día para desmontar muchos años de malas experiencias al teléfono de sus usuarios.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES 

OFICINA VIRTUAL, el servicio preferido por los usuarios

OFICINA VIRTUAL, el servicio preferido por los usuarios

Desde una ubicación externa a la de su empresa, nuestra Oficina Virtual, le ofrece la posibilidad de contar con profesionales específicamente formados para realizar todas las funciones necesarias en el desarrollo de un buen trabajo administrativo. Personal de gestión dedicado, que realizará las tareas administrativas fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier actividad profesional.

Nuestro servicio le ofrece una extensa cobertura durante un amplio horario comercial, optimizando los resultados de su actividad profesional.

Rentabiliza su inversión en publicidad: Todas las peticiones de información son atendidas y gestionadas de forma inmediata. Los operadores informan y asesoran a sus clientes de aquellos productos o servicios que comercialice.

Mejora su relación con clientes y proveedores: Todas las llamadas y citas son atendidas y gestionadas de inmediato. Los operadores telefónicos realizarán un filtrado exhaustivo de las mismas (anotación de mensajes, pedidos, reclamaciones…). Desviarán al teléfono que usted nos indique (fijo o móvil) aquellas llamadas que requieran su atención inmediata o que usted desee atender personalmente.

Estamos especializados en gestión telefónica.

Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 

 TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES 

TELEOPERADORA VIRTUAL, rendimiento óptimo con la mejor tecnología

TELEOPERADORA VIRTUAL, rendimiento óptimo con la mejor tecnología

La tecnología aplicada al servicio de «Teleoperadora Virtual» ¿Sabía que una mala práctica revolucionó la atención telefónica de las empresas?

A finales del siglo XIV, Almon Brown Strowger, un empresario de pompas fúnebres estadounidense, se cansó de que todas las llamadas de sus clientes que preguntaban por la funeraria, fueran redirigidas a su competidor.

Esto no sucedía por arte de magia sino porque la mujer del competidor era la telefonista local y se encargaba, con criterio y buen hacer, de desviar todas las llamadas a la empresa de su marido.

Tal cosa no deja de ser una anécdota más pero dejó una idea que se convirtió en el germen, ya no sólo de la automatización de las teleoperadoras sino de las líneas de atención al cliente.

La atención telefónica de su empresa gestionada por un servicio de teleoperadora virtual.

Dependiendo de la empresa, es habitual encontrar PYMES donde la actividad telefónica es algo con lo que lidiar en lugar de algo de lo que beneficiarse.

Muchos de nuestros clientes confiaban el tráfico de las llamadas a una o varias personas que, con toda la buena voluntad del mundo, eran el filtro humano que se encargaba del recorrido de las llamadas.

Esta fórmula tradicional pronto deja de funcionar si el negocio prospera. Esto pasa principalmente por tres razones:

  • El volumen de llamadas y el número de departamentos aumenta hasta que se hace insostenible por mucho empeño que el profesional ponga.
  • El profesional está sobrecargado de funciones y la atención telefónica es un añadido que lleva como mejor puede y sabe.
  • El criterio y buen hacer (esta vez bienintencionado y no como en la anécdota) del profesional fallan por la causa que sea.

Estudiamos de sus necesidades

Hay pocas pymes que estudien su tráfico de llamadas ya que, seguramente, cuando empezaron era un área básica y poco valorada.

Con el tiempo es más que necesario revisar y ver cuál sería la forma más productiva, y por lo tanto la que dará mayores beneficios a la hora de atender las llamadas telefónicas.

Por consiguiente, desviar parte de ese trabajo contratando un servicio de Teleoperadora Virtual mejorará las comunicaciones y ayudará a que el resto de profesionales de su empresa, rindan más y aumenten su productividad.

Puede que esté pensando… mis competidores no tienen ninguna infiltrada que les derive las llamadas de mis clientes pero, en realidad, una gestión telefónica no adecuada al funcionamiento de su empresa puede regalarles clientes de igual modo.

 Contamos con la mejor tecnología y con profesionales altamente cualificados 

Secretariado Virtual…la mejor elección!

Secretariado Virtual…la mejor elección!

Nuestro servicio de SECRETARIADO VIRTUAL proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Servicio de Secretariado Virtual

Le ofrecemos:

  • Atención y filtrado de llamadas de teléfono y visitas.
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas).
  • Gestión, clasificación, trámites documentarios y archivo de correspondencia.
  • Redacción de correspondencia (cartas, faxes y correo electrónico)
  • Facturación y Presupuestos
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes).
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación).
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets).

Estamos especializados en gestión telefónica.

Formamos a los operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Disfrute ya de nuestro servicio de Secretariado Virtual y optimice el funcionamiento de su empresa.

 SU NEGOCIO PERMANENTEMENTE ATENDIDO… 

Coordine su actividad profesional con nuestro departamento administrativo y de atención al cliente

 NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES:  

Profesionales de cualquier sector que precisen apoyo administrativo y /o de gestión telefónica

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