por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 25, 2023 | Secretariado Jurídico
¿ORGANIZAS BIEN TU TIEMPO DE TRABAJO?
¿Cuántas veces has utilizado éstas frases? no me ha dado tiempo, tengo mucho trabajo pendiente, no puedo atender como debiera a mis clientes, llevo todo el día colgado al teléfono, llámame en otro momento, estoy ocupado…
Una buena organización del tiempo es la clave y un beneficio a corto plazo para nuestra empresa.
Debemos ser capaces de organizar y distribuir de una manera correcta nuestro tiempo y trabajo. Recuerda … «la lista de tareas y prioridades» y que «Delegar es Confiar»
Debes de tener en cuenta que tareas como: la emisión y recepción de llamadas de teléfono, atender y contestar emails, concertar y confirmar citas o realizar una reclamación, pueden ocupar una parte importante de tu jornada y son tareas de tu lista, que puedes empezar a externalizar.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 21, 2023 | Oficina VIRTUAL
A continuación les exponemos el caso de Jorge, un nuevo cliente que ha contratado nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Les contamos…
Jorge es asesor fiscal y contactó con nosotros porque tenía problemas a la hora de atender todas las llamadas que recibía tanto en su despacho como en su móvil.
Dadas las características de su trabajo, la mayor parte de tiempo visita clientes y la última semana de cada mes está fuera.
Su atención telefónica no estaba siendo profesional ni para atender a sus clientes actuales ni mucho menos para los posibles nuevos clientes. Además trabaja con organismos oficiales que todavía utilizan el fax y esto provocaba idas y venidas al despacho simplemente para recoger los documentos.
Tenía cierta reticencia a delegar algo tan importante como la primera imagen telefónica de su empresa. Por ello le explicamos rápidamente que nuestro servicio de Secretaria Virtual no tiene ningún tipo de atadura ni permanencia. Si un cliente nos prueba y no está satisfecho, simplemente deja de utilizar nuestro servicio.
Análisis del servicio
Una vez analizada la situación, pusimos a su disposición una secretaria virtual con una línea telefónica para su uso exclusivo y vinculada a sus teléfonos fijo y móvil.
El servicio elegido, incluía un servicio de recepción de fax y reenvío a su cuenta de correo electrónico. Además se habilitó buzón de voz personalizado que enviaba el audio registrado durante la llamada a su correo electrónico de forma inmediata, en tiempo real.
Diseño y protocolo del servicio
Una vez diseñada la infraestructura de comunicaciones, se estableció la pauta de actuación:
- Protocolo de atención telefónica
Tras una entrevista personal configuramos y personalizamos la forma de atender las llamadas de cada cliente.
Organizamos una jerarquía y una manera de actuar: clientes prioritarios, tipo de respuestas, información a facilitar dependiendo del tipo de llamada, franjas horarias, emergencias, etc. Pasamos este protocolo a un sistema informático y una operadora especializada lo sigue en cada llamada.
Seguimiento: de nada sirve todo este protocolo si cada vez que llama un cliente ha de repetir lo mismo que la vez anterior. Además de un registro informático de las llamadas con los datos, temas de consulta y como se actuó en cada una de ellas, garantizamos un número fijo de operadoras a su cuenta que son siempre las que atienden sus llamadas consiguiendo que conozcan al mínimo detalle la forma de operar de su empresa.
El resultado final fue tan satisfactorio que Jorge ha mejorado notablemente la atención telefónica de su empresa.
Ha ganado tiempo y además ninguno de sus clientes es capaz de distinguir que somos un servicio externo.
Jorge lleva ya siete meses con nosotros y gracias a su recomendación tenemos dos clientes más que han confiado en nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Pruebe hoy mismo nuestro servicio
SECRETARIA VIRTUAL, Satisfacción Garantizada
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 11, 2023 | Oficina VIRTUAL
¿Agobiado entre papeleos y de tareas administrativas?
En publicación anterior mencionábamos tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión de externalizar en un asistente personal o secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio.
Hoy hemos creado una lista de esas tareas, realizando un cálculo del tiempo que se puede ahorrar y del coste que supone.
Es un ejemplo, basado en los servicios que prestamos a nuestros clientes.
Esta es una lista de tareas tipo que se realizan en cualquier actividad empresarial:
- Facturación
- Gestión de compras y proveedores
- Atención al cliente
- Trabajos de oficina
- Gestión administrativa
- Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email
- Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales
Externalizando y delegando estas tareas a nuestro servicio de Oficina Virtual, podrías ahorrar un 20 % de tu tiempo, lo que se traduce en 30 horas al mes y mejor aún 7/8 horas a la semana.
Este cálculo se ha realizado teniendo en cuenta que según las estadísticas, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico pero que si son necesarias para el buen funcionamiento del negocio.
Lo ideal sería dedicar un 80% de nuestro tiempo a las tareas que sí nos aportan un beneficio económico y el resto delegarlas a servicios profesionales.
Si de ese 40% del tiempo, la mitad la dedicamos a las tareas administrativas de nuestra lista, al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.
Nuestro Servicio
Las ventajas que aporta a tu negocio el hecho de tener a un profesional externo: atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas o reuniones.
Te ofrecemos
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | May 3, 2022 | Oficina VIRTUAL
Si estás leyendo éste artículo posiblemente es porque te consideras un empresario o profesional con una sobrecarga de tareas que no te aportan un beneficio económico, pero que son necesarias para el funcionamiento de tu negocio.
¿Te has planteado contratar un asistente virtual que se encargue de realizar esas tareas?
Puede responder tus llamadas, gestionar tu agenda, organizar tus viajes o reuniones, redactar tus textos, confeccionar tus presentaciones, encargarse de organizar tu correspondencia y archivo, que tengas una completa base de datos de contactos o clientes, que administre tus emails y todo aquello de lo que tú no tienes tiempo. Tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión:
- – Haz una lista de aquéllos trabajos ó tareas que delegarías en tu asistente.
- – Haz una valoración del tiempo que te vas ahorrar.
- – Haz un cálculo del coste económico que estás dispuesto a asumir.
¿Te va a suponer optimizar tu tiempo, reducir tus costes y ser más efectivo?
En estos tiempos hacer crecer un negocio nos es tarea fácil, ya es un logro mantenerlo. Queremos ayudarte a conseguirlo y que no te sientas sólo gestionando tu negocio.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Abr 23, 2022 | Atención Telefónica
Las funciones que se desarrollan en nuestro negocio, podemos clasificarlas en dos tipos: las delegables y las propias del que debemos realizar nosotros mismos.
Antes de plantearnos la contratación de un asistente administrativo externo, debemos preguntarnos qué funciones debemos realizar nosotros mismos y cuáles podemos delegar.
Una vez claro ésto, toca aprender a delegar y a optimizar nuestro tiempo.
Otro punto a tratar y de vital importancia a la hora de delegar un trabajo es, la confianza. El profesional externo que contratemos deberá tener las mismas cualidades que le exigiríamos a un profesional presencial en nuestra empresa.
Es normal y una práctica habitual externalizar servicios como el asesor fiscal, contable, jurídico, en profesionales que van a manejar documentación y asuntos confidenciales y van a desarrollarlos fuera de nuestra oficina.
La externalización de los servicios administrativos y de secretariado funciona de igual maneral.
La atención telefónica de nuestro negocio, dónde un profesional va a recoger y atender nuestras llamadas y mensajes, el tratamiento de textos, documentos, cartas, memorias, presupuestos, facturas, envíos de documentación, servicios burocráticos como cualquier trámite con las administraciones públicas o privadas, servicios como el marketing y la publicidad, impulsar nuestras redes sociales….. son servicios, que puede realizar un profesional de manera externa, fuera de su oficina y autónomamente, suponiendo un importante ahorro en los costes fijos a final de mes.
Usted paga por el trabajo realizado y por el tiempo empleado. Olvidándose de nóminas, seguros sociales, pagas extraordinarias, vacaciones.
Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente
Oficina Virtual
Nuestro servicio de Secretariado, proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio. Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.
Le ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
Atención Telefónica
- ¿Cuándo utilizar nuestro servicio?
Los operadores se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.
Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.
Por ejemplo:
- Cuando su número está OCUPADO.
- Cuando su número NO CONTESTA.
- Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
- Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
- Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
- PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.
Le ofrecemos:
- Recepción de Llamadas
- Atención Telefónica Personalizada
- Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
- Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
- Desvío de llamadas a cualquier punto
- Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
- Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
- Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
- Envío de mensajes (mail, sms, fax)
- Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
- Concertación de visitas
- Telemarketing de Recepción y Emisión
