por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Dic 4, 2023 | Atención Telefónica
Debido al sector en el que desarrollamos nuestra actividad, estamos continuamente en contacto con este tipo de dudas y, por lo general, descubrimos que las empresas y los profesionales autónomos no tienen claro todavía porqué no es buena idea utilizar su teléfono personal en su negocio. Nosotros insistimos en tres elementos clave:
Imagen
Cuando el posible cliente hace uso de la información de contacto de una empresa, busca la profesionalidad y el número de teléfono con el que deben contactar para realizar su consulta, es el primer escalón para demostrar que cuidamos ese detalle.
Un teléfono fijo vinculado continuamente a un contestador o un número de teléfono móvil pueden dar una idea errónea del tamaño de la empresa y, probablemente, genere desconfianza respecto a la capacidad de su negocio para abordar un determinado trabajo. Las líneas móviles son de indiscutible utilidad pero no son incompatibles con un número de contacto con prefijo nacional que, además de transmitir confianza, en muchas ocasiones son gratuitos para quien llama. En TRAMITEL podemos disponer de un prefijo para cada una de las regiones donde usted trabaje por un coste sorprendentemente bajo. Sin duda un notable guiño hacia el cliente gracias al efecto proximidad que esto transmite.
Productividad
Por mucho que hayan evolucionado las funciones de gestión de llamadas como los SMS de llamadas perdidas, buzón de voz, mensajes de cortesía, etc., siguen sin alcanzar los beneficios de una línea fija con algunos servicios adicionales.
Apagar el móvil y dejar saltar el contestador o la locución estándar de su compañía telefónica no es una solución práctica para las llamadas fuera del horario de atención al cliente o cuando esté ocupado, ya que la gente no confía en que esos mensajes lleguen a ser escuchados y, por lo general, ni dejan el mensaje ni vuelven a llamar. Aunque la llamada no haya podido ser atendida es necesario contar con un sistema práctico de registro, recepción y posterior contacto y, frecuentemente, el móvil no es la mejor herramienta para llevar ese seguimiento. Muchas empresas todavía desconocen que desde su línea fija pueden gestionar todo el tráfico de llamadas de su negocio ganando en tiempo y en atención al cliente vinculando, por ejemplo, el buzón de voz o el fax con el correo electrónico sin necesidad de estar continuamente consultando incómodos servicios a través del teclado del teléfono.
Privacidad
Navegando por la web de la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones encontramos información muy relevante para conocer quién tiene acceso a nuestro número de teléfono y qué puede hacer con él (y con otra información personal):
Los operadores telefónicos facilitan los datos de sus abonados a plataformas informáticas que, a su vez, vuelcan esos ficheros en un sistema de consultas para poder elaborar guías telefónicas, directorios comerciales, bases de datos… Evidentemente podemos escoger no aparecer en las guías pero aun así algunos servicios pueden seguir accediendo a esos datos. Aquellos usuarios que no quieren recibir publicidad deben solicitarlo a su operador (con todo el papeleo que ello conlleva). Un punto importante es que el sistema no funciona al revés. Es decir que no podemos conseguir información a través de un número de teléfono, o lo que es lo mismo sólo quien tiene acceso a esa plataforma informática, puede conocer la información ligada a su número de teléfono.
Este extracto que hemos elaborado resume por sí solo las desventajas de exponer su número personal a todavía más bases de datos. Que accedan a nuestros datos telefónicos no podemos evitarlo pero desde luego cuanto mayor sea el número de vías por las que circula nuestro teléfono personal mayor será el riesgo de recibir llamadas publicitarias, mensajes de texto y, gracias a las nuevas tecnologías, incluso correos electrónicos que llenan nuestro buzón de voz y minan nuestro tiempo útil.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 31, 2023 | Oficina VIRTUAL
Trabajar desde casa es muy emocionante porque te ofrece la oportunidad de hacerlo de forma cómoda pero a la vez eficiente y productiva. Sin embargo, si la oficina en casa es demasiado casual, o no está bien separada del ambiente de la casa, toda esa energía y productividad puede perderse.
Hoy vamos a enseñarte cómo crear tu propia oficina en casa, cuáles son los elementos más importantes que debes tener en cuenta para crearla y trabajar de forma efectiva para aumentar tu productividad.
¿Qué trabajo realizarás?
Antes de empezar a comprar muebles, o elegir una habitación para instalar tu oficina en casa, debes hacerte algunas preguntas que te guiarán para organizar mejor ese espacio:
- ¿Qué harás en tu espacio de trabajo?¿Escribirás en la computadora, tendrás que imprimir algo? ¿O tu trabajo es creativo y necesitarás espacio para tus diseños?
- ¿Qué tipo de trabajo necesitas hacer?¿Tienes que diseñar patrones de ropa, escribir artículos en el ordenador, o crear manualidades con tus manos?
- ¿Tus clientes visitarán tu oficina?
- ¿Tienes socios y tendrán que acudir a tu despacho para realizar trabajo en equipo?
- ¿Qué tipos de materiales necesitarás almacenar?
- ¿Qué equipamiento necesitas para realizar tu trabajo?
- ¿En qué horas harás la mayor parte de tu trabajo? ¿Por la mañana, la tarde? ¿Quizás es un empleo nocturno?
- ¿Necesitarás hacer llamadas por teléfono o hablar por videoconferencia?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a organizar mejor tu oficina en casa.
Por ejemplo, si tu empleo consiste sólo en utilizar tu computadora, no vas a recibir visitas de nadie, y tus horas laborables son por la mañana, puedes elegir una habitación pequeña o mediana que cuente con buenas ventanas donde entre la luz natural. Pero si vas a trabajar desde casa, y necesitas recibir a tus clientes o socios, deberás buscar un espacio suficientemente grande para poner un par de sillones o sillas para estas personas, y asegurarte que esté bien separado del resto de tu hogar.
Encuentra el lugar perfecto
Para que tu oficina en casa esté bien organizada, debes elegir un lugar adecuado y sobre todo apartado que tenga como única misión ser tu espacio de trabajo. No es buena idea elegir un espacio como un rincón de tu salón por ejemplo, o el escritorio de la habitación donde duermes.
Si lo haces, te encontrarás muy a menudo teniendo que cambiar de sitio porque esos son lugares que también suelen usar otras personas que viven contigo (compañeros de piso, tu pareja, tus hijos, tus padres, tus hermanos…).
Lo mejor es que elijas alguna habitación que te sobre en casa, donde no acostumbre a entrar nadie, y que esté bien aislada de ruidos e interferencias.
Analiza tu espacio de trabajo
Una vez hayas escogido una habitación, evalúa cómo puedes organizar ese espacio para aprovecharlo al máximo. Es bueno que mantengas en un mismo espacio todos los materiales que necesites. No es buena idea por ejemplo tener en tu habitación de trabajo la computadora, y en otra habitación distinta la impresora o folios, carpetas y bolígrafos que necesitarás para realizar tus tareas. Con eso sólo conseguirás estar todo el día de un lado para otro, y perderás mucha concentración y tiempo mientras trabajas.
Así que analiza bien el espacio de trabajo del que dispones, haz una lista de todas las cosas que necesitarás a diario para trabajar, y mira en qué lugar puede ir cada material o equipamiento.
Puedes comprar algún artículo de almacenamiento como cajas, algún estante, o un pequeño armario para guardar todo lo que necesites y tenerlo siempre a mano y organizado. No te olvides de mantener el resto de tu casa libre de objetos que pertenezcan a tu trabajo.
Mantendrás un balance saludable entre tu vida personal y la profesional, y te permitirá relajarte en casa cuando no estés trabajando.
¿Estás cómodo en tu nueva oficina?
Es fácil desanimarse y ser muy poco productivo si el lugar de trabajo no es cómodo. Por eso una vez que hayas analizado y organizado dónde irán todos los materiales que necesitas en tu jornada laboral, debes también pensar en ti mismo.
Tú eres el corazón de tu oficina, la persona que realiza el trabajo y que hace que todo lo demás funcione. Por eso es imprescindible que estés cómodo y a gusto desde el primer minuto en el que te sientas a trabajar hasta el último.
Y si aún así sientes que necesitas un apoyo externo, te invitamos a probar nuestro
Servicio de Secretariado
Proporcionamos soporte administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector para optimizar el funcionamiento de su negocio. Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 31, 2023 | Oficina VIRTUAL
La demanda de oficinas virtuales va al alza, tras descubrir las Pymes, su valor en la competencia dentro de un mercado globalizado. Le sugerimos los puntos a tener en cuenta a la hora de escoger la más adecuada.
Las soluciones de oficina virtual (OV) permiten a las empresas establecer oficinas en un nuevo territorio (o en su mercado local) sin tener que pagar por un espacio físico. Esto les permite competir internacionalmente sin la carga financiera que significa el pago del alquiler de un espacio físico y la contratación del personal necesario.
Le ofrecemos:
- una dirección empresarial en una buena ubicación
- servicio de atención telefónica y administración de correspondencia
- opción de utilización ocasional de espacios de trabajo o salas de reunión
Uno de los beneficios de la globalización es que las personas pueden hacer negocios en cualquier parte. El problema radica en que hacer negocios en cualquier parte puede incrementar los costes hasta un punto insostenible.
Establecer presencia en un nuevo mercado requiere mucho capital, pero sin esta presencia, una empresa puede experimentar dificultades prácticas de todo tipo, en la obtención de licencias o en su acceso a bancos, por citar algunos ejemplos.
Desde la perspectiva del marketing, también es deseable mantener presencia local. Asegura a los contactos que la empresa es auténtica, que está comprometida con los clientes locales y que es fácil contactarla en caso de algún problema.
Una buena dirección de negocio puede dar una potente primera impresión.
La solución de oficina virtual responde a todos esos problemas. Sin embargo, a medida que aumentan las opciones de oficina virtual, es primordial para las empresas considerar los factores esenciales.
Le ofrecemos algunos consejos:
Ubicación: una dirección con prestigio puede hacer maravillas en un membrete, pero también se debe considerar específicamente qué dirección puede ser más beneficiosa para su propio sector.
¿La oficina virtual es un acuerdo permanente o un punto de entrada? Utilizar los servicios de oficina virtual en una ubicación que también ofrezca un lugar de trabajo apropiado le permitirá añadir una presencia física sin necesidad de buscar nuevas instalaciones.
¿Es probable que necesite también instalaciones físicas, como salas de reuniones, espacio para un escritorio…? Verifique que estas opciones estén disponibles.
Atención telefónica: ¿Se atienden las llamadas de forma profesional y rápida? ¿En qué horario funciona la atención telefónica? y ¿qué sucede con los llamadas fuera de ese horario? ¿Existe un servicio de gestión de correspondencia? y ¿con qué frecuencia se envía?
Al establecer una oficina virtual en LEGAL-OFFICE , nuestros clientes pueden continuar rápidamente con su trabajo, con la tranquilidad de que las llamadas están siendo atendidas, los clientes están satisfechos, y los gastos fijos, controlados.
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | Oct 11, 2023 | Oficina VIRTUAL
¿Agobiado entre papeleos y de tareas administrativas?
En publicación anterior mencionábamos tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión de externalizar en un asistente personal o secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio.
Hoy hemos creado una lista de esas tareas, realizando un cálculo del tiempo que se puede ahorrar y del coste que supone.
Es un ejemplo, basado en los servicios que prestamos a nuestros clientes.
Esta es una lista de tareas tipo que se realizan en cualquier actividad empresarial:
- Facturación
- Gestión de compras y proveedores
- Atención al cliente
- Trabajos de oficina
- Gestión administrativa
- Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email
- Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales
Externalizando y delegando estas tareas a nuestro servicio de Oficina Virtual, podrías ahorrar un 20 % de tu tiempo, lo que se traduce en 30 horas al mes y mejor aún 7/8 horas a la semana.
Este cálculo se ha realizado teniendo en cuenta que según las estadísticas, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico pero que si son necesarias para el buen funcionamiento del negocio.
Lo ideal sería dedicar un 80% de nuestro tiempo a las tareas que sí nos aportan un beneficio económico y el resto delegarlas a servicios profesionales.
Si de ese 40% del tiempo, la mitad la dedicamos a las tareas administrativas de nuestra lista, al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.
Nuestro Servicio
Las ventajas que aporta a tu negocio el hecho de tener a un profesional externo: atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas o reuniones.
Te ofrecemos
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
por LEGAL-OFFICE Call Center Jurídico | May 3, 2022 | Oficina VIRTUAL
Si estás leyendo éste artículo posiblemente es porque te consideras un empresario o profesional con una sobrecarga de tareas que no te aportan un beneficio económico, pero que son necesarias para el funcionamiento de tu negocio.
¿Te has planteado contratar un asistente virtual que se encargue de realizar esas tareas?
Puede responder tus llamadas, gestionar tu agenda, organizar tus viajes o reuniones, redactar tus textos, confeccionar tus presentaciones, encargarse de organizar tu correspondencia y archivo, que tengas una completa base de datos de contactos o clientes, que administre tus emails y todo aquello de lo que tú no tienes tiempo. Tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión:
- – Haz una lista de aquéllos trabajos ó tareas que delegarías en tu asistente.
- – Haz una valoración del tiempo que te vas ahorrar.
- – Haz un cálculo del coste económico que estás dispuesto a asumir.
¿Te va a suponer optimizar tu tiempo, reducir tus costes y ser más efectivo?
En estos tiempos hacer crecer un negocio nos es tarea fácil, ya es un logro mantenerlo. Queremos ayudarte a conseguirlo y que no te sientas sólo gestionando tu negocio.
Te ofrecemos:
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
