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¿Qué tareas de tu bufete puedes externalizar?

¿Qué tareas de tu bufete puedes externalizar?

¿Agobiado entre papeleos y de tareas  administrativas? 

En publicación anterior mencionábamos tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión de externalizar en un asistente personal o secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio.

Hoy hemos creado una lista de esas tareas, realizando un cálculo del tiempo que se puede ahorrar y del coste que supone.

Es un ejemplo, basado en los servicios que prestamos a nuestros clientes.

Esta es una lista de tareas tipo que se realizan en cualquier actividad empresarial:

  1. Facturación
  2. Gestión de compras y proveedores
  3. Atención al cliente
  4. Trabajos de oficina
  5. Gestión administrativa
  6. Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email
  7. Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales

 

Externalizando y delegando estas tareas a nuestro servicio de Oficina Virtual, podrías ahorrar un 20 % de tu tiempo, lo que se traduce en 30 horas al mes y mejor aún 7/8 horas a la semana.

 

Este cálculo se ha realizado teniendo en cuenta que según las estadísticas, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico pero que si son necesarias para el buen funcionamiento del negocio.

Lo ideal sería dedicar un 80% de nuestro tiempo a las tareas que sí nos aportan un beneficio económico y el resto delegarlas a servicios profesionales.

Si de ese 40% del tiempo, la mitad la dedicamos a las tareas administrativas de nuestra lista, al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.

Nuestro Servicio

Las ventajas que aporta a tu negocio el hecho de tener a un profesional externo: atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas o reuniones.

Te ofrecemos

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
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